ثبت نام

ایجاد یک view جدید در شیرپوینت

برای ایجاد یک view در شیرپوینت شما باید مراحل زیر را طی کنید:

مرحله اول:
به لیست یا کتابخانه ای بروید که می خواهید یک نمای جدید بر روی آن ایجاد کنید ، روی تب فهرست یا کتابخانه کلیک کنید ، و سپس بر روی Create View کلیک کنید.

توجه: اگر ایجاد نما Create View برای شما غیرفعال باشد، بنابرین شما اجازه و امکان ایجاد نما را ندارید.

مرحله دوم:
در صفحهSetting تنظیمات ، یک نوع از viewها را انتخاب کنید. در ادامه ی این مقاله اطلاعات تکمیلی برای انواع view هایی که می توانید در شیرپوینت بسازید آمده است.

مرحله سوم:
در باکس View Name ، نام مورد نظر خود را تایپ کنید. اگر می خواهید این نمای پیش فرض برای لیست یا کتابخانه ی شیرپوینت شما باشد ، این گزینه را به صورت پیش فرض ایجاد کنید. فقط نمای عمومی public view می تواند نمای پیش فرض یک لیست یا کتابخانه باشد.

مرحله چهارم:
در بخش Audience ، در زیر View Audience ، ایجاد یک نمای شخصیCreate a Personal View یا ایجاد نمای عمومیCreate a Public View را انتخاب کنید. وقتی می خواهید یک نما را فقط برای دسترسی و مشاهده ی خودتان ایجاد کنید ، یک نمای شخصی یا همان Personal View ایجاد کنید. وقتی می خواهید همه افرادی که از این لیست استفاده می کنند ، آن را مشاهده کنند ، یک نمایش عمومی یا همان Public View را ایجاد کنید.

توجه: اگر ایجاد نما Create View برای شما غیرفعال باشد، بنابرین شما اجازه و امکان ایجاد نما را ندارید.

مرحله پنجم:
در بخش ستون ها ، ستون هایی را که می خواهید در نمای خود نمایش دهید را انتخاب کنید و ستونهایی را که نمی خواهید ظاهر شوند ، پاک کنید. در کنار شماره ستون ها ، ترتیب مورد نظر برای ستون ها را برای نمایش در نما یا همان view لیست یا کتابخانه ی شیرپوینتی خود انتخاب کنید.

مرحله ششم:
تنظیمات دیگر برای نمای خود مانند Sort و Filter را پیکربندی و تنظیم کنید و در انتهای صفحه بر روی OK کلیک کنید.

تغییر و ویرایش در یک view ی شیرپوینتی
از مراحل زیر برای تغییر نما استفاده کنید ، مانند ایجاد نمای پیش فرضdefault view، اضافه کردن یا حذف ستون ها و تغییر ترتیب مرتب سازی آیتم ها در نما یا همان view شیرپوینت.
توجه:پس از ایجاد یک نما بر روی لیست و یا کتابخانه ی شیرپوینت، شما نمی توانید نوع نمایش را تغییر دهید (به عنوان مثال ، نمی توانید از نمای استاندارد Standard View را به نمای صفحهDatasheet View تغییر دهید ، یا نمای گانت Gant View را به نمای تقویم Calendar View و یا بالعکس آن تغییر دهید.). شما باید یک نمای جدید از نوع جدیدیکه مدنظر خود دارید را دوباره ایجاد کنید در ادامه ی این مقاله و در بخش انواع نماهای شیرپوینت برای شما به طور کامل view های شیرپوینت را تعریف کرده ایم. اگر به دنبال ویرایش سریع ستون ها و سطرها در لیست ها یا کتابخانه ها هستید ، می توانید با استفاده از ویرایش سریع Quick Edit، به طور موقت نمای استاندارد Standard View را به نمای Datasheet View تغییر دهید. برای این کار ، به نواریا همان toolbar لیست یا کتابخانه ی شیرپوینت در ریبون بالای صفحه ی شیرپوینت خود بروید و بر روی Quick Edit کلیک کنید. وقتی کار شما تمام شد ، این دیدگاه به آنچه قبلاً انجام شده است برمی گردد. توجه داشته باشید که در نمایش گروه هایی که در آن آیتم ها وجود دارند ، نمی توانید از Quick Edit استفاده کنید.

مرحله اول:
به لیست یا کتابخانه ی شیرپوینتی می خواهید یک نمایش را تغییر دهید بروید و روی تب لیست list یا کتابخانه library کلیک کنید.

مرحله دوم:
بر روی گزینه ی Modify View کلیک کنید.توجه: اگر اصلاح نمایش غیرفعال است ، شما اجازه تغییر نمای فعلی را ندارید. با این حال ، می توانید نمای شخصی خود یا همان Personal View را تغییر دهید.

مرحله سوم:
نمایی را که می خواهید تغییر دهید از لیست کشویی نمای فعلی Current View انتخاب کنید.

تغییرات خود را بر روی نمای شیرپوینت موردنظر خود انجام دهید و سپس در انتهای صفحه بر روی OK کلیک کنید.توجه: نماهای موجود در لیست کشویی نمای فعلی Current View طبق حروف الفبا مرتب شده و قابل تغییر نیستند. با این وجود می توانید نام نمای خود را تغییر دهید تا حرف اول به ترتیب حروف الفبا مورد نظر شما باشد.

حذف یک view در شیرپوینت
مراحل زیر را در حذف یک view در لیست و یا کتابخانه ی شیرپوینت دنبال کنید:

مرحله اول:
به لیست یا کتابخانه ای بروید که می خواهید یک نما view را حذف کنید ، و روی تب لیست یا کتابخانه کلیک کنید.

مرحله دوم:
نمایی را که می خواهید حذف کنید از فهرست کشویی Current View انتخاب کنید.

مرحله سوم:
بر روی Modify View کلیک کنید:توجه:اگر اصلاح نمایش غیرفعال است ، شما اجازه تغییر نمای فعلی را ندارید. با این حال ، می توانید نمای شخصی خود یا همان Personal View را تغییر دهید.

مرحله چهارم:
از صفحه تنظیمات به قسمت Views رفته و نمایی را که می خواهید حذف کنید کلیک کنید.

مرحله پنجم:
در قسمت بالای نمای ، روی حذفDelete کلیک کنید.

توجه:اگر Delete به عنوان یک گزینه نیست ، این ممکن است نمای شما نمای پیش فرض یک لیست یا کتابخانه در شیرپوینت شما باشد و شما نمی توانید یک نمای پیش فرض را حذف کنید. ابتدا باید نمای دیگری را تغییر دهید و آن را به صورت پیش فرض قرار دهید.

مرحله ششم:
وقتی از شما خواسته شد ، روی تأیید کلیک کنید.

انواع نماها view که شما می توانید برای لیست و یا کتابخانه ی شیرپوینت خود انتخاب کنید.

توجه:پس از ایجاد یک نما، شما نمی توانید فرمت یک نمایش را تغییر دهید ، مانند تغییر نمای تقویم Calendar View به یک نمای گانتGantt View ؛ این تغییر امکان پذیر نیست با این وجود ، می توانید برای هر فرمت جدیدی که می خواهید از آنها استفاده کنید ، نماهای اضافی از همان داده ها ایجاد کنید.

انواع نماها view که شما می توانید برای لیست و یا کتابخانه ی شیرپوینت خود انتخاب کنید.

نمای استاندارد Standard View :این نمای لیست و موارد کتابخانه شما را در یک ردیف به ترتیب پشت یکدیگر نشان می دهد. نمای استاندارد به طور پیش فرض برای بیشتر انواع لیست ها و کتابخانه ها است. شما می توانید نماها را از طرق مختلف ، مانند اضافه کردن یا حذف ستون ها از نما، برای کاربری موردنیاز خود سفارشی کنید.

نمای تقویم Calendar View:این نما لیست و کتابخانه شما را با فرمی مشابه یک تقویم دیواری نشان می دهد. می توانید نمایش های روزانه ، هفتگی یا ماهانه را با این فرمت اعمال کنید. اگر می خواهید آیتم های موجود در لیست یا کتابخانه به صورت همزمان مشاهده شود ، این نمایش می تواند مفید باشد. برای استفاده از این نما، لیست یا کتابخانه شما باید دارای ستونی با تاریخ شروع و تاریخ پایان برای موارد تقویم باشد.

Datasheet View: این نما لیست و موارد کتابخانه را در یک شبکه ، مشابه صفحه گسترده نمایش می دهد. این دیدگاه ، که به عنوان "ویرایش سریع" یا همان Quick Edit نیز شناخته می شود ، می تواند مفید باشد اگر شما مجبور باشید همزمان بسیاری از موارد را در یک لیست یا کتابخانه ویرایش کنید. اگر می خواهید داده های خود را به یک صفحه گسترده یا برنامه پایگاه داده صادر کنید ، این نمای مفید است. محدودیت هایی برای نمایش داده وجود دارد - به طور مثال تمام عملکردهای اکسل در دسترس نیست. اگر یک مورد در یک ستون خاکستری است ، آن نوع ستون قابل ویرایش نیست.

نمای Gannt:این نمای لیست و موارد کتابخانه را در نوارهایی که پیشرفت را ردیابی می کنند ، نشان می دهد. نمای گانت می تواند در مدیریت پروژه ها به شما کمک کند. برای مثال می توانید از این نما استفاده کنید تا ببینید کدام کارها بر یکدیگر همپوشانی دارند و پیشرفت کلی را تجسم می کنند. برای استفاده از این نما ، لیست یا کتابخانه ی شیرپوینت شما باید دارای ستون هایی با تاریخ شروع و تاریخ پایان باشد.

Access View: از Microsoft Access استفاده كنید تا فرمها و گزارش هایی را براساس لیست یا كتابخانه تهیه كنید . این امکان فقط در صورت نصب Microsoft Access در دسترس است.

Existing View: اگر یک نمای موجود Existing View تقریباً نمای مورد نظر شماست ، می توانید با استفاده از یک نمای موجود به عنوان نقطه شروع برای ایجاد نمای جدید خود در زمان صرفه جویی کنید. در زیر عنوان از نمای موجود شروع کنید ، لیستی از نمایش های فعلی خود را مشاهده خواهید کرد. برای ایجاد نمای جدید روی نمایی کلیک کنید.

تنظیمات نما View در شیرپوینت:

نمایش ها تنظیمات بسیاری دارند که به شما کمک می کند اطلاعات سریع مورد نیاز خود را در یک لیست یا کتابخانه سریعتر پیدا کنید. در زیر تنظیمات نمای شیرپوینت ارائه شده است. همه تنظیمات برای همه نوع بازدیدها در دسترس نیست. تنظیمات نمایش تقویم با سایر نماهای متفاوت است.
حداکثر تعداد موارد در یک نمایش 5000 است. می توانید با استفاده از تنظیمات فیلتر و محدودیت فیلتر تعداد موارد را در یک نمایش مدیریت کنید.

نمای پیش فرض Default view:کلیه لیست ها و کتابخانه ها دارای نمای پیش فرض هستند ، یعنی نمایی که افراد هنگام مراجعه به لیست یا کتابخانه مشاهده می کنند. می توانید نمای پیش فرض را به هر نمای عمومی برای آن لیست یا کتابخانه تغییر دهید. اما شما نمی توانید یک نمای شخصی را به عنوان نمای پیش فرض تنظیم کنید. برای حذف نمایی که نمای پیش فرض است ، ابتدا باید نمای عمومی دیگری را پیش فرض آن لیست یا کتابخانه قرار دهید.

توجه:اگر Make this the default view، صفحات ایجاد یا ویرایش مشاهده نمی شود ، شما اجازه ایجاد یک نمای عمومی Public viewبرای لیست و کتابخانه ی شیرپوینت را ندارید یا این نمایش یک نمایش شخصی Personal view است. برای ایجاد یک نمای عمومی ، شما باید در لیست طراحان لیست یا کتابخانه باشید ، یا مجوزهای معادل آن را داشته باشید.

مخاطبان Audience:هنگامی که یک نمایی را ایجاد می کنید ، می توانید مخاطب آن را تعیین کنید تا نمای شخصی یا نمای عمومی باشد. نمای شخصی نمایی است که فقط شما می توانید ببینید. نمای عمومی نمایی است که هرکسی بتواند آن را ببیند. شما نمی توانید یک نمای شخصی را به یک نمای عمومی یا یک نمایش عمومی به یک نمای شخصی تغییر دهید. می توانید از یک دیدگاه عمومی به عنوان نقطه شروع برای نماهای شخصی یا عمومی استفاده کنید.
اگر وقتی می خواهید بر روی Create View کلیک کنید و این گزینه برای شما غیرفعال است ، شما مجوزها و دسترسی های مناسبی برای ایجاد یک نما ندارید. اگر Create View در دسترس باشد ، اما گزینه ایجاد یک نمای عمومی Create a Public View غیرفعال است ، لازم است در گروه طراح یا مجوزهای معادل آن باشید. برای ایجاد یک نمای شخصی Create a Personal View، شما باید برای لیست یا کتابخانه در گروه عضو باشید یا مجوزهای معادل آن را داشته باشید.

ستون هاColumns:ستون ها در یک نما حاوی اطلاعاتی هستند که برای لیست و آیتم های کتابخانه باید ببینید. ستون ها در ترکیب با سایر ویژگی های نمایش ، مانند فیلترها ، به شما کمک می کنند فقط اطلاعاتی را که برای کار شما مهمترین هستند را مشاهده کنید. این امر به ویژه در صورت مفید بودن لیست یا کتابخانه ی شیرپوینت بسیار مفید است.

Gantt Columns: ستون هایی را انتخاب کنید که در نمای گانت قرار دارند. عنوان فیلد متن موردنیاز است. تاریخ شروع و موعد مقرر فیلدهای تاریخ مورد نیاز هستند. وقتی ستونی مانند عنوان را انتخاب می کنید ، اگر هیچ گزینه ای در لیست کشویی نمایش داده نمی شود ، باید ستونی را برای پشتیبانی از این نما ایجاد کنید.

Sort: ترتیب نمایش آیتم ها را در نما تنظیم کنید. شما می توانید تا دو معیار داشته باشید. به عنوان مثال ، آیتم ها را در یک لیست کار طبقه بندی شده براساس اولویت و سپس در تاریخ مقتضی نشان دهید.

فیلتر Filter: برای نمایش زیر مجموعه ای از آیتم ها در یک لیست یا کتابخانه ، نما را پیکربندی کنید تا آنها را با اطلاعات در ستون های لیست یا کتابخانه فیلتر کنید. به عنوان مثال ، یک نما می تواند اسناد document ها را در یک کتابخانه ی شیرپوینت که برای یک پروژه خاص است نشان دهد.

توجه:می توانید از ستون یا فیلترهای محاسبه شده استفاده کنید ، مانند [Today] برای نشان دادن مواردی که تاریخ امروز مطابقت دارد یا [Me] برای نشان دادن مواردی برای کاربر مشاهده. همچنین می توانید معادلات ساده را با توابع ترکیب کنید. به عنوان مثال ، برای نشان دادن موارد ایجاد شده در هفت روز گذشته ، روی ستون Created فیلتر کنید ، عملگر را کمتر از مقدار قرار دهید و مقدار را روی [Today] -7 (بدون فاصله) تنظیم کنید.

نمای جدولی Tabular View:این نما کادرهای انتخابی یا همان چک باکس ها برای هر مورد فراهم می کند تا کاربران بتوانند چند لیست یا موارد کتابخانه را برای انجام کارهای عمده انتخاب کنند. در صورت تغییر بسیاری از موارد موجود در یک لیست یا کتابخانه ، این می تواند باعث صرفه جویی در وقت شود. به عنوان مثال، یک کاربر می تواند چندین سند را انتخاب و بررسی کند.

Group By:لیست گروه ها و موارد کتابخانه بر اساس اطلاعات موجود در ستون ها. به عنوان مثال ، موارد را در لیست کارها با اولویت بندی و سپس درصد کامل کنید.

Totals: محاسبات خلاصه ستون ها را در نما نمایش می دهد ، مانند: تعداد ، میانگین ، حداکثر ، حداقل. به عنوان مثال ، با تنظیم ستون عنوان روی Count در یک کتابخانه اسناد ، تعداد اسناد موجود در نما و در گروه های نما نمایش داده می شود. ستون هایی که برای کل در دسترس هستند و تنظیمات موجود برای هر ستون بسته به نوع ستون ، مانند تعداد ، متفاوت است و نوع لیست یا کتابخانه ای که برای آن ایجاد شده است.

Style: طرح مورد نظر ، مانند خبرنامه را تعیین می کند. همه سبک ها برای همه انواع view در دسترس نیست.

• Basic Table:آیتم ها را در ردیف نشان می دهد.

• Boxed: موارد موجود در لیست را با استفاده از یک طرح شبیه به کارت ویزیت نشان می دهد. این استایل فقط برای لیست ها در دسترس است.

• Boxed, no labels: شبیه به استایل Boxed است، اما برچسب ستون ها در نما نیست. این استایل فقط برای لیست ها در دسترس است.

• Default: نمای پیش فرض بسته به نوع و پیکربندی لیست یا کتابخانه متفاوت است.

• Document details: نمایش پرونده ها در یک کتابخانه با استفاده از یک طرح شبیه به کارت ویزیت. این سبک برای اکثر کتابخانه ها موجود است، اما لیست نمی شود.

• Newsletter: موارد را در ردیف هایی با خط بین ردیف ها نشان می دهد.

• Newsletter, no lines:موارد را در ردیف های سایه ای متناوب و بدون خط بین ردیف ها نشان می دهد.

• Preview Pane:نام آیتم های موجود در سمت چپ صفحه را نشان می دهد. وقتی به نام یک آیتم اشاره می کنید ، ستون های انتخاب شده برای نمای در سمت راست صفحه نمایش داده می شوند.

• Shaded:موارد را در ردیف های سایه ای متناوب نشان می دهد.

فولدرها Folders:نمایش آیتم ها در پوشه ها را برای نمایش لیست یا پوشه های کتابخانه ی شیرپوینت در نما همراه با آیتم ها، انتخاب کنید. نمایش همه آیتم ها بدون پوشه را انتخاب کنید تا فقط لیست یا موارد کتابخانه در نمای شما نمایش داده شود ، همچنین به آن یک flat view گفته می شود. همچنین ممکن است بتوانید نمایشی که ایجاد می کنید در همه پوشه ها ، فقط در پوشه سطح بالا یا در پوشه هایی از یک نوع محتوای خاص ، قابل اجرا باشد.

محدودیت موارد Item limit :می توانید مشخص کنید که در هر نمایش چند مورد به طور همزمان (دسته ها) نمایش داده می شوند یا تعداد کل مواردی که نمایش نمایش می یابد. هرچه دسته از اقلام در یک نما بزرگتر باشد ، بارگیری در مرورگر طولانی تر است.