مکاتبات و جلسات
ثبت نام

مکاتبات و جلسات

از جمله خدماتی که شیرپوینت به سازمان ها ارائه می کند مدیریت اسناد و مکاتبات اداری می باشد. ازجمله نیازمندی های سازمان ها و شرکت ها با گسترش دامنه فعالیت ها و افزایش تنوع آن ها نیاز سازمان ها به داشتن چنین سامانه ای می باشد.
سیستم اتوماسیون اداری و مکاتبات به دو دسته برون سازمانی و درون سازمانی تقسیم بندی می شود. به علت پراکندگی اطلاعات و اهمیت بالای ثبت اطلاعات جلسات درون و بیرون سازمانی سیستم مدیریت جلسات و مکاتبات از اهمیت بالایی برخوردار است.



از جمله خدماتی که سیستم مدیریت جلسات ارائه می نماید:




توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدهای سازمانی مختلف

توانایی ایجاد جلسات به صورت تکرار شونده و در بازه های زمانی مختلف

توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادهای اصلی سازمان یا پروژه های موجود و فعالیت ها

توانایی اتصال به out look

اطلاع رسانی از طریق ایمیل و اس ام اس و اخذ تاییدیه از شرکت کنندگان جلسه تا زمان توافق کلیه شرکت کنندگان برای برگزاری جلسه

یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات

توانایی اتصال وظایف تعریف شده در جلسات با مایکروسافت پراجکت

ثبت کلیه موارد مندرج در صورت جلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدها ، گزارشات ، پیشنهادات و مصوبات

ثبت اطلاعات ارائه شده در جلسه

پیگیری موارد درج شده در جلسات قبل

ایجاد صورت جلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه

ارائه گزارشات تحلیلی کلی و جزئی در خصوص میزان راندمان جلسات و پیشرفت فعالیت ها

توانایی اتصال به سامانه امتیازدهی به افراد و واحدها و سامانه های پاداشی

توانایی ایجاد گزارشات در سطوح مختلف توسط مدیران سازمان برای بررسی عملکرد از دیدگاه های مختلف