مدیریت اطلاعات و کاربران در شیرپوینت

اگرشیرپوینت را یک مثلث تصور کنیم اضلاع آن داده ها، گزارشات و کاربران هستند که هر کدام از این آنها نکات خاصی را برای مدیریت دارند. یعنی اگر بخواهید کاربران را مدیریت کنید باید ادمین باشید، اما اگر بخواهید دیتا را وارد کنید نیازی به دسترسی توسط ادمین نیست و شما می‌توانید با در دست داشتن یک نام کاربری و رمز عبور اطلاعات را وارد کنید و در نهایت از همان داده ها گزارش تهیه کنید.

تمامی این موارد به یکدیگر مرتبط هستند اما ساخت و نظارت بر این ارتباطات اصلا سخت نیست و گاهی حتی با فعال کردن یک تیک و یا با برداشتن آن اجرایی می باشد..

create-group-in-sharepoint-0

مدیریت دسترسی پرسنل در سازمان با شیرپوینت

در بخش ابتدایی به بحث نظارت بهینه بر پرسنل و سطح دسترسی هر فرد خواهیم پرداخت. قطعاً در هر شرکت و مجموعه افراد مختلف با جایگاه و سمت های گوناگون فعالیت دارند. آیا همگی آنها آزادی عمل برای مشاهده اطلاعات در شرکت را دارند؟ آیا همگی افراد امکان دسترسی به اطلاعات محرمانه و یا تصمیم ‌گیری‌های استراتژیک را دارند؟ ...

قطعاً جواب خیر است

در شرایط سنتی، واحد بایگانی تنها با دریافت مجوزهای لازم و مکتوب که گاهاً هیچگونه سندیتی ندارند، می ‌تواند اطلاعاتی را در اختیار کاربران سطح پایین قرار دهد. این پروسه و فرآیند در حالت آنلاین بسیار ساده سازی شده است و امکان از بین رفتن اطلاعات به هیچ عنوان وجود ندارد.

create-group-in-sharepoint-1

در پلتفرم شیرپوینت شیرپوینت برای هر کاربر و کارمند یک شناسه تعریف می شود که در صورت ورود آن نام کاربری و رمز عبور از هر مکانی (بسته به نوع تنظیمات) دسترسی ها به صورت کامل مشخص شده و نمایان می شود. به همین دلیل، دو گروه یا دیتابیس برای مدیریت افراد در شیرپوینت توسط مایکروسافت در نظر گرفته شده است.

اکتیو دایرکتوری در شیرپوینت چیست؟

بزرگترین گروه که در آن نام تمامی کاربران ثبت می شود،اکتیودایرکتوری نام دارد. یعنی هر کارمند که عضو شیرپوینت آن سازمان باشد در این گروه قرار خواهد گرفت. مدیریت این دسته بندی بر عهده بالاترین فرد یا افرادی است که در هنگام نصب و راه اندازی شیرپوینت تعریف شده اند و در اصطلاح به این دسته از افراد ادمین گفته می ‌شود. البته ممکن است این دسترسی برای تمامی مدیران کل مجموعه آزاد باشد. این کار بر اساس سیاست و صلاحدید ها برای نظارت بر عملکرد پرسنل در شرکت‌ های مختلف کاملاً متفاوت است و هیچ گونه استانداردی را نمی توان برای آن متصور شد.

Active-Directory-in-sharepoint

گروه شیرپوینتی چیست؟

زیر مجموعه ای از اکتیودایرکتوری است که سطح دسترسی هر شناسه کاربری را مشخص می کند. تعریف دسته بندی ها، میزان دسترسی ها و کارهایی از این قبیل در این بخش انجام می شود. به طور مثال شناسه کاربری "الف" و "ب" را به عنوان مدیرکل معرفی می‌ کنیم و تمامی دسترسی ‌ها برای آن دو شناسه آزاد است. اما دو شناسه "چ" و "ح" مدیران میانی هستند که فقط ۵ مورد از ۱۰ اطلاعات موجود را می توانند مشاهده و آنالیز کنند.

امکانات فردی که دسترسی کامل دارد، چیست؟

این شناسه کاربری به تمامی اطلاعاتی که در شیرپوینت قرار گرفته است را به آن دسترسی کامل دارد. امکان ایجاد آیتم جدید ، ویرایش و حذف برای این کاربر به راحتی فراهم شده است. از جمله مواردی که می ‌تواند یک شناسه کاربری در سطح ادمین انجام دهد موارد زیر می باشد:...

  • افزودن کاربر جدید
  • حذف کاربران موجود
  • ویرایش اطلاعات کاربر
  • تغییر کلمه عبور کاربران
  • ایجاد گروه شیرپوینتی جدید
  • ویرایش گروه های شیرپوینتی
  • اضافه کردن کاربر به گروه های موجود
  • حذف کاربر از یک گروه خاص

تغییر میزان دسترسی شناسه ادمین

به واسطه وجود قوانین در Active Directory شما می توانید با کد نویسی های خاص از طریق Dll ها سطح دسترسی افراد را کم و یا زیاد کنید. این کار در بخش تنظیمات یا Config وب اپلیکیشن مورد نظر در قسمت Role صورت می پذیرد.

آموزش ساخت گروه در شیرپوینت

پس از نصب راه اندازی و فعال کردن شیرپوینت، هم اکنون به اضافه کردن گروه های کاربری مختلف است. برای این کار شما به یک شناسه جهت معرفی به عنوان ادمین یا مالک گروه نیاز دارید، باید قوانین و مقررات دسترسی را بدانید و در نهایت افراد مد نظر را در آن تعریف کنید.

وارد صفحه اصلی Sharepoint سایت شوید و بر روی آیکون Setting کلیک کنید و گزینه SiteSetting را انتخاب نمایید.

create-group-in-sharepoint-2

وارد بخش دسترسی ها شوید و گزینه Site Permissions را انتخاب کنید. این بخش در دومین آیتم از سری موارد زیر مجموعه Users and Permissions قرار دارد.

create-group-in-sharepoint-3

پس از ورود به بخش Permissions بر روی Create Group که در نوار ابزار بالا قرار دارد کلیلک نمایید.

create-group-in-sharepoint-4

در این بخش صفحه جدید باز می شود. شما باید نام گروه و توضیحات آن را وارد کنید. بهتر است که از نام و حروف فارسی استفاده کنید. زیرا این بخش برای تمامی کاربران قابل مشاهده است.

create-group-in-sharepoint-5

پس از وارد کردن موارد فوق در گام قبل شما باید مدیر گروه را معرفی کنید و تنظیمات مربوط به آن را فعال نمایید (در این حالت باید شما نام کاربری و یا ایمیل شخص را وارد کنید). حالا به طور مثال از جمله مواردی که شما تعیین کننده آن هستید این است که چه کسی می ‌تواند افراد گروه را حذف یا ویرایش کند. این دسترسی فقط برای مالک گروه که نام کاربری آن را وارد کرده‌ اید فعال است و یا اینکه تمامی اعضا اجازه مدیریت دارند که معقول ترین حالت انتخاب گزینه مالک گروه می باشد.

create-group-in-sharepoint-6

در گام بعدی باید مجوزهای گروه را انتخاب کنید و دکمه Create را بزنید. به طور مثال اجازه ادیت یا ویرایش و حذف یا اضافه کردن و حتی مشاهده یک لیست برای کاربران وجود داشته باشد یا خیر، یا حتی نیازمند اجازه مدیریت باشد یا خیر و چندین مجوز دیگر که بر اساس ماهیت هر گروه می توان از آنها استفاده نمود.

create-group-in-sharepoint-7

در صورت فشردن هر کلیک و انتخاب آنها به معنی فعال سازی آن در قوانین گروه می باشد و در صورتی که هیچ یک از موارد انتخاب نشود به این معناست که آن گروه در باز ترین حالت ممکن قرار دارد (البته که شما باید حتماً یکی از موارد را برای رفتن به گام بعدی انتخاب کنید.)

آموزش اضافه کردن عضو به یک گروه در شیرپوینت

بعد از گذراندن مراحل گفته شده در بالا این گروه شما با مجموعه دستورات و توضیحات آماده است و شما فقط باید افراد مورد نظر را در آن اضافه کنید برای این منظور وارد گروه شوید و در نوار بالا بر روی عبارت New کلیک کنید و گزینه اول که Add Users نوشته شده را انتخاب کنید.

create-group-in-sharepoint-8

پنجره ای کوچک برای شما باز می شود که عبارتی تحت عنوان Add People در ابتدای آن مشخص شده است شما باید نام کاربری و یا ایمیلی که کاربر دارد را در این کادر ثبت کنید. با زدن دکمه اینتر می توانید چندین کاربر با نام های مختلف را در همین کادر ثبت کنید و در انتها برای تایید نهایی کلید Sahre را انتخاب کنید.

create-group-in-sharepoint-9

شما توانستید با طی کردن مراحل فوق گروه شیرپوینتی با دسترسی های خاص را ایجاد کنید. در نظر داشته باشید که اگر میتوانید فارسی ساز شیرپوینت را برای سهولت در تنظیمات و استفاده از ما تهییه نمایید.

create-group-in-sharepoint-10
create-group-in-sharepoint-11