8 تفاوت وب سرویس SharePoint و CRM

اطلاعات، سرمایه هر شرکت محسوب می ‌شود و ارزش هر سازمان را می ‌توان براساس مدیریت هوشمندانه اطلاعات ارزیابی کرد. منظم بودن اطلاعات و دسترسی در کمترین زمان به مفیدترین اطلاعات نیازمند ابزارهایی است که به شما در توسعه شرکت یا سازمان یاری می رساند. هرچه تعداد ابزار های مورد استفاده برای مدیریت یکپارچه داده ها کمتر باشد می توان به صراحت گفت که آن مجموعه موفق است.

diffrent-sharepoint-crm


راهکار و پیشنهاد افراد برای مدیریت اطلاعات در اکثر موارد دو ابزار نام آشناست. نرم افزار وب سرویس شیرپوینت و یا نرم افزار CRM، اما واقعا کدام یک بهتر است و یا اصلا باید اینگونه پاسخ داد، که کدام یک جوابگوی نیازهای ماست؟ برای پاسخ به سوال اول در مورد انتخاب نرم ‌افزار بهتر، می‌ توانیم به این گزارش استناد کنیم که بر اساس تحقیقات ۸۰ درصد شرکت های موفق دنیا (از میان ۵۰۰ شرکت برتر) همگی از شیرپوینت برای مدیریت اطلاعات استفاده می کنند.
اما پاسخ به سوال دوم که کدام ابزار برای سازمان کاربردی تر است، باید پاسخ داد که ابتدا باید نیازها، خواسته ها و حتی حوزه کاری شما مشخص گردد. سپس می توانید از میان این دو ابزار یکی را انتخاب کنید. آشنایی با ماهیت این ابزار یکی از گام‌ های اولیه است پس در ابتدا به بیان یک تعریف اجمالی از هر دو خواهیم پرداخت...


شیرپوینت چیست؟


شیرپوینت  ابزاری آنلاین است که به شما اجازه می ‌دهد تنها از طریق یک مرورگر به تمامی اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشید، بایگانی اطلاعات، فرم ها، گردش کار، مدیریت پروژه ها، نامه ها و آن چیزی که در یک شرکت در حال وقوع است به راحتی قابل کنترل است و هر فرد متناسب با میزان و سطح دسترسی می تواند اطلاعات را وارد کرده و یا آنالیزی از آنها را مشاهده نماید.

diffrent-sharepoint-crm


شاید بتوان شیرپوینت را منبعی کامل برای سازمان ‌هایی که نیازمند جمع آوری، دسته بندی، بایگانی و در نهایت جستجوی اطلاعات هستند دانست و در این مورد هیچ شک و شبهه ‌ای نیست.


نرم افزار CRM چیست؟


این نرم افزار ابزاری برای مدیریت ارتباط با مشتریان است. یک بانک اطلاعاتی کامل که تمامی روند یک مشتری را نمایش می دهد. فضایی که داده ها در آن نگهداری می شوند، از پیش طراحی شده است و شما باید برای استفاده از هر ابزار، اطلاعاتی کامل داشته باشید. بررسی استراتژی های فروش، مدیریت کمپین های تبلیغاتی، پیگیری هر مشتری همگی در CRM در نظر گرفته شده و قابل استفاده است.


۸ تفاوت شیرپوینت و CRM        


قطعاً این دو ابزار را می توان بستری برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی قوی دانست که هر کدام قابلیت های خاصی را برای کاربر ایجاد می کنند، اما مهمترین نکته ای که در این دو وجود دارد شرکت سازنده و صاحب این ابزار است. مایکروسافت غول تکنولوژی، تولید کننده ابزار های کاربردی در هر سطح برای شخص و یا سازمان ها و در مقابل شرکت‌ های مختلفی که تولید کننده نرم ‌افزار CRM هستند.

diffrent-sharepoint-crm


در واقع این تفاوت بزرگ، تقابل مایکروسافت با تمامی شرکت ‌های تولید کننده نرم‌ افزار CRM است. موضوعی جذاب که باعث تحلیل و بررسی بین بیشتر می شود. شرکت های تولید کننده ای که در نهایت CRM طراحی شده را باید با دیگر ابزارهای طراحی شده توسط مایکروسافت یکپارچه و سازگار کنند.


مدیریت آنلاین اطلاعات


در دنیای تکنولوژی محصولات آفلاین و تک کاربره معنایی ندارند. در حقیقت این دسته از محصولات فقط مناسب کسب و کار های سنتی هستند که اکثریت قریب به اتفاق از CRM ها فقط با نصب بر روی یک یا چند کامپیوتر فعال می شوند و کاربر تنها از همان طریق می ‌تواند به اطلاعات دسترسی داشته باشد. به طور مثال اگر می خواهید اطلاعات مشتری جدید را وارد کنید و یا روند یک مشتری را چک نماید باید پشت سیستمی که این نرم افزار بر روی آن نصب است، بنشینید.

diffrent-sharepoint-crm


عدم پشتیبانی تحت بستر شبکه درون سازمانی، ضعفی بزرگ است که شاید بتوان همین مورد موجب حذف بسیاری از ابزارها از گردونه رقابت بشود. مخصوصا افزایش میزان دورکاری افراد و تمایل شرکت‌ ها برای بهره گرفتن از افراد متخصص به صورت دورکاری را می ‌توان علت دیگری در همین حوزه دانست.
همانطور که بیان شد سرویس شیرپوینت هیچ گونه نرم ‌افزاری جهت نصب ندارد و شما می توانید از طریق هر نوع مرورگری به بانک اطلاعاتی شرکت دسترسی پیدا کنید. شما فقط نیازمند آدرس ورود، نام کاربری و رمز عبور می باشید.


تخصیص وظایف و نظارت بر آنها


اینکه بدانید هر فرد در شرکت عهده دارد چه کاری است و این روند در چه مرحله ‌ای قرار دارد، حق شماست. مشخص شدن وظایف هر کارمند به راحتی در شیرپوینت امکان پذیر است اما اجرایی کردن این ویژگی در CRM نیازمند ارتقاء و سفارشی سازی کردن آن است. به معنای بهتر مدیریت وظایف به منابع انسانی به صورت پیش فرض در شیرپوینت  وجود دارد اما در CRM باید تعریف گردد.


امنیت اطلاعات


اکثر CRM ها به این شکل طراحی شده اند که قفل سخت افزاری دارند و در صورتی که این قفل به سیستم متصل باشد، شما با ورود به نرم افزار می توانید اطلاعات را مشاهده کنید. تصور کنید این اتفاق بیافتد، پرسنلی که اجازه دسترسی به این بانک اطلاعاتی عظیم را ندارد با استفاده از کامپیوتر شما در هنگام عدم حضورتان در شرکت اطلاعات را مشاهده کند.


پس می توان گفت تمامی اطلاعات شما به قفل سخت افزاری کوچک وابسته است که حتی اگر این قفل به هر دلیلی از بین برود تصور کنید چه بر سر شما و سازمانتان خواهد آمد!


در شیرپوینت  روند مدیریت و نگهداری از اطلاعات متفاوت است. نام کاربری، رمز عبور، مدیریت دسترسی IP هر کامپیوتر، محدود کردن زمان ورود و خروج به سامانه، تعیین سطح دسترسی هر کارمند برای مشاهده اطلاعات از حداقل ویژگی هایی است که به صورت پیش فرض وجود دارد و شما می توانید حتی با یک کد نویسی ساده این قابلیت ها را به شکل بهتری ارتقا دهید.


ارتباط بین واحد های مختلف


با استفاده از فرم ها در شیرپوینت می توانید بسیاری از ارتباطات را در میان واحد های مختلف الکترونیکی و مکانیزه کنید. ثبت درخواست مرخصی، ثبت درخواست ملاقات با رئیس، ثبت گزارش ماموریت، ثبت درخواست خرید کالا و هزاران نوع فرم دیگر که برای کاهش تردد ها در سازمان و حتی صرفه جویی در وقت و هزینه است.


فرم ها بدین شکل قابل طراحی هستند که در صورت ثبت هر درخواست توسط کارمند افراد ذی ربط از آن به صورت سیستمی با خبر می‌ شوند و در همان فرم می ‌توانند پاسخ درخواست را داده و روند اطلاع ‌رسانی مجدداً تکرار خواهد شد. متاسفانه این ویژگی در نرم ‌افزارهای CRM به علت ماهیت و ساختاری که دارند در نظر گرفته نشده است.


سفارشی سازی


ظاهر نرم افزار CRM کاملا مشخص است و شما کوچکترین دخالتی در آن ندارید. اما در وب سرویس شیرپوینت موضوع کاملاً متفاوت است. شما می توانید هر نوع و شکل که می ‌خواهید موارد را مدیریت کنید. دسترسی سریع برای فرم های خاص و یا مشاهده گزارشات کاری در ابتدای صفحه از جمله امکانات شیرپوینت است.


جمع آوری اطلاعات


در CRM شما تنها می توانید اطلاعاتی که دارای ساختار و چهارچوب خاص و مشخص شده، هستند را وارد کنید. اما شیرپوینت فضایی برای نگهداری و جمع آوری اطلاعات بدون ساختار نیز هست. وارد کردن اطلاعات دارای ساختار به صورت پیش فرض در این نرم‌ افزار وب سرویس وجود دارد.


گزارش گیری هوشمند


شیرپوینت توانست سبک نوین و ویژه ‌ای را در گزارش دهی ارائه کند. شما می توانید از هر نوع اطلاعاتی که بانک دیتایی ثبت کرده اید، گزارش‌ هایی تهیه کنید. گزارش کامل، جامع و کاربردی اما در CRM شما فقط می توانید از گزارشات طراحی شده از قبل درون نرم‌افزار بهره بگیرید.


سازگاری با نرم افزار آفیس


استفاده از ابزارهایی مانند پاورپوینت، اکسل، ورد، اکسل و اکسس به راحتی در شیرپوینت  فراهم شده است، اما شما باید به این سوال پاسخ دهید که آیا نرم افزار CRM که میشناسید این قابلیت را دارد و هیچگونه تداخلی در حین کار برای شما ایجاد نمی کند؟


انتخاب نهایی بین شیرپوینت و CRM کدام است؟


با توجه به موارد بیان شده برای انتخاب، باید به چندین سوال پاسخ دهید. مشخص کردن نیازها و حتی نوع اطلاعات، نحوه استفاده از داده ها در بانک اطلاعاتی در انتخاب ابزار بسیار تاثیر گذار است، اما بر اساس موارد بیان شده و حتی با استناد به گزارش شرکت های برتر و موفق جهان می توان شیرپوینت را ابزاری کامل تر و کاربردی تر در قیاس با CRM دانست و آن را انتخاب نمود.
گروه گرین لاین آماده ارائه خدمات در زمینه فروش نرم افزار شیرپوینت و آموزش استفاده از آن به سازمان هاست.