مدیریت مرخصی ها در شیرپوینت

مرخصی یکی از درخواست ‌ها و حق طبیعی پرسنل هر سازمان است، اما در سازمان های بزرگ مدیریت مرخصی روندی طولانی دارد و مدیر هر واحد عهده دار کنترل و نظارت بر روی آن است. هم چنین خلا سیستمی که بتواند مرخصی‌ های پرسنل را به صورت کامل در طول سال نمایش دهد و از آن گزارشی کامل ارائه کند به وضوح احساس می شود.


مرخصی در سیستم سنتی 


در حالت سنتی کنترل و نظارت بر مرخصی ها بسیار سخت و زمانبر است، زیرا شما باید همیشه در ذهن و یا در پوشه های کاغذی خود آمار تمامی مرخصی ها را داشته باشید که عملاً گزارش گیری از آنها و حتی هماهنگ کردن مرخصی چند پرسنل دشوار خواهد بود. در این حالت برای تایید یا رد یک مرخصی روزانه و یا حتی ساعتی باید در پوشه های مختلف بگردید و عدم تداخل را پیدا کنید.


مدیریت مرخصی در حالت سنتی با بیان اشکالاتی که در این روش وجود دارد، اصلا توصیه نمی گردد.


مدیریت مرخصی در فایل اکسل


اگر بخواهید یک فایل اکسل داشته باشید و در آن تمام مرخصی ها را وارد کنید، در حد نهایت بر روی آن نظارتی کارآمد داشته باشید، کار شاید از حالت سنتی آسانتر باشد، اما کماکان سیستم دستی است و شما باید برای هر مرخصی به صورت دستی کادری را پر کنید و اگر فراموش کنید که این کار را انجام دهید، عملاً با مشکل مواجه خواهید شد.


از طرفی به اشتراک گذاشتن فایل های اکسل با مدیران بالادست و یا افراد دیگر، بسیار سخت است و اگر بخواهید که در روز به یکی از پرسنل پاسخ دهید که چقدر زمان مرخصی در طول سال دارند زمان بسیار زیادی را از شما می ‌گیرد و باعث می‌ شود که به دیگر کارهای خود در شرکت نرسید.


اکسل نیز با توجه به موارد گفته شده برای کنترل و نظارت بر مرخصی ها ابزاری ناکارآمد است.


مدیریت مرخصی با نرم افزار های مدیریت پرسنل


اگر در مجموعه از نرم افزار هایی برای مدیریت پرسنل استفاده می کنید که در آن هر فرد می تواند، درخواست مرخصی خود را ثبت کند و شما صرفاً عهده دار تایید یا رد آن باشید، در این حالت شما باید به صورت روزانه نرم ‌افزار را چک و بررسی کنید که آیا شخصی درخواستی را ثبت کرده است یا خیر!!! در این حالت نیز مدیریت کار سخت است و اگر در طی یک روز نرم‌ افزار را چک نکنید درخواست به صورت تلفنی یا مکتوب به شما ابلاغ می‌ شود که بسیار کلافه کننده است.
عدم ایجاد بانک اطلاعاتی کامل از پرسنل در اینگونه نرم افزارها باعث می شود تا روند کاملا ناامید کننده باشد، در حالی که می ‌توان از ابزارهای هوشمند به خوبی در پیشبرد امور استفاده کرد.


با بررسی موارد گفته شده، عملاً هر سه ابزار و روش کار غیر منطقی بوده و استفاده از آنها نامناسب است. پس راه حل اصلی چیست؟


مدیریت مرخصی ها با شیرپوینت


وب سرویس شیرپوینت ابزاری آنلاین است که به شما اجازه می دهد تا فایل اختصاصی برای هر فرد ایجاد کنید. این کار در همان ابتدای تهیه شیرپوینت عملیاتی می ‌شود و برای همیشه آن اسامی وجود دارند و درصورت استخدام شخص جدید به راحتی می توانید برای فرد جدید نیز نام کاربری ایجاد کنید. در حقیقت شما در وب سرویس شیرپوینت یک بانک اطلاعاتی کامل از تمامی پرسنل خود دارید.

یکی از ویژگی های شیرپوینت در مقایسه با تمام ابزارهای گفته شده همین امر است که تمامی اطلاعات در ادوار گذشته در آن ثبت و مکتوب است و هیچ نیازی به بایگانی دستی اطلاعات نیست و شما با وارد کردن نام هر شخص می توانید اطلاعاتی کامل را مشاهده کنید مانند اطلاعات پرسنلی، مدارک تحصیلی، فیش حقوقی، مرخصی ها و ده ها اطلاعات دیگر که همگی در یک فضا قابل دسترسی و استفاده هستند.


ایجاد فرم درخواست مرخصی در شیرپوینت


شما به واسطه هر فرم سازی می توانید یک فرم ایجاد کنید و نام آن را درخواست مرخصی بنامید. با فعال کردن سطح دسترسی تمام پرسنل برای ثبت درخواست و ارجاع آن به مدیران بخش یا واحد سازمانی یک بار برای همیشه تمامی روند را مکانیزه و اتوماسیون کرده‌ اید.
فرم درخواست مرخصی به این شکل خواهد بود که هر فرد به راحتی می تواند با تکمیل آن در مورد مدت مرخصی ساعتی و روزانه، تاریخ مدنظر و هر نوع اطلاعات دیگر به راحتی آن را ثبت کند. طراحی فرم بیان شده بدون دانش کد نویسی و در کمترین زمان خواهد بود. در حقیقت شیرپوینت بر پایه فرم و فرآیند استوار است و به واسطه همین ابزارها بسیاری از مشکلات درون سازمانی و یا حتی برون سازمانی را حل کرده است.


اطلاع رسانی هوشمند به مدیر بالادست


پس از اینکه هر کارمند فرم درخواست را ثبت و روزهای درخواستی را تکمیل نمود، در درون سیستم پیامی با همین مضمون برای مدیر بالادست ارسال می شود. با توجه به اینکه تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه در شیرپوینت مدیریت می شود، پس کار بسیار آسان است زیرا در همان زمان ثبت درخواست، مدیر می تواند از آن مطلع شود.


تایید یا رد درخواست مرخصی 


پس از ثبت درخواست و اطلاع از آن، شما می توانید اطلاعات مرخصی افراد را در بازه های زمانی مختلف و یا در همان تاریخ با دیگر پرسنل را بررسی کنید و اگر تداخلی مشاهده کردید آن را رد یا تایید نمایید. از طرفی امکان مشاهده اطلاعات پرسنلی هر کارمند بر اساس مرخصی های استفاده شده در طول سال کاری نیز قابل مشاهده است و اگر از حد مجاز بالاتر بود رد قطعی درخواست را ثبت کنید.


دسترسی به اطلاعات در حالت دورکاری


اگر به هر دلیلی شما در محیط کاری خود نباشید به راحتی می توانید از طریق اینترنت با ورود به آدرس پرتال و وارد کردن نام کاربری و رمز عبور وارد سیستم شده و از راه دور وظیفه خود را به نحو احسن انجام دهید. این حالت که تنها در شیرپوینت وجود دارد و وجه تمایز بسیار بزرگی با سایر ابزار هاست، عملاً باعث شده تا دیگر ابزارها از دور رقابت کنار زده شوند.


گزارش گیری از مرخصی ها


در هر زمان که اراده کنید می توانید گزارش کامل از مرخصی ها داشته باشید فرقی ندارد که شما بالاترین سطح مدیریتی را دارید و یا یک کارمند ساده هستید، در نهایت می توانید با چند کلیک از روند مرخصی های خود مطلع شوید. این گزارش دهی در افزایش تمرکز در حین کار جهت مدیریت افراد و زمان تأثیر فراوانی دارد. کافیست تا یک بار آن را اجرایی کنید.


دریافت گزارش به تفکیک هر واحد یا شخص


همانطور که بیان شد می‌توانید با تعیین نوع گزارش گیری اطلاعاتی از تمامی پرسنل و یا شخص خاص را مشاهده کنید.


رد یا تایید درخواست در شرایط خاص


شیرپوینت به شما اجازه می دهد تا به صورت سیستمی در بازه های زمانی مختلف تمام درخواست ها را رد کنید و یا اصلاً اجازه ثبت مرخصی را ندهید. به طور مثال لغو امکان ثبت درخواست در تعطیلات عید فطر از نمونه هایی است که در اکثر سازمان ها به وفور مشاهده می شود.


محاسبه مقدار مرخصی باقی مانده


هر فرد می ‌تواند با ورود به پرتال و بررسی کارتابل خویش از مقدار زمان مجاز جهت مرخصی مطلع شود. این روند زمانی نهایت ۵ دقیقه‌ ای را از کارمند می گیرد اما در حالت سنتی با رفتن به واحد کارگزینی، بیان درخواست و گذشت زمانی حداقل یک ساعتی و با درگیر کردن کارمندان دیگر این روند طی می شود.


امکان به اشتراک گذاری هر نوع اطلاعات


شما به عنوان مدیر یک بخش می توانید در صورت دریافت درخواست آن را با افراد دیگری به اشتراک بگذارید و با به اشتراک گذاری در همان فضای شرپوینت پیامی به افراد انتخاب شده ارسال می گردد و آنها را در جریان درخواست قرار خواهد داد.


جمع بندی


شرپوینت ابزاری جامع و کاربردی است که در تمامی بخش های یک سازمان، صرف نظر از حجم و وسعت، آن را درک کرده و برای هر نیاز راه حلی کوتاه پیاده سازی کرده است. قطعاً پس از استفاده از این پلتفرم متوجه خواهید شد که زمان بسیار زیادی را صرف جویی کرده اید و این اتفاق تنها با آنلاین کردن کارها صورت گرفته است.