مدیریت و کنترل پروژه در شیرپوینت

یکی از کارهایی که می توان با وب سرویس شیرپوینت انجام داد ایجاد، نظارت و کنترل پروژه است. البته مدیریت پروژه با پراجکت سرور نیز امکان پذیر است اما در این مقاله ویژگی ها و امکاناتی که شیرپوینت به کاربران برای مدیریت کار می‌ دهد را بررسی خواهیم کرد.


منظور از پروژه هر کار و امریست که هدفی معین دارد و پس از رسیدن به آن هدف در مدت مشخص شده، در واقع می توان گفت این پروژه به مرحله اتمام رسیده است، ولی شغل افراد در سازمان به قوت قبل بر سر جای خود باقی مانده است.

البته تمامی پروژه ها بر محوریت زمان نیست و می‌ توان هر نوع آیتمی را برای این منظور انتخاب کرد. به طور مثال پروژه انتقال اسناد و فایل ها از حالت دستی به فضای وب، تعمیر یکی از ساختمان های شرکت، دریافت کارت ملی تمامی پرسنل و آپلود آنها و یا هر آیتم دیگری که ممکن است در یک سازمان تعریف گردد.


علت استفاده از شیرپوینت برای مدیریت بهینه پروژه و منابع انسانی


با توجه به محدود بودن زمان و بودجه مالی هر شرکت و تمرکز برای افزایش کیفیت و بهره وری در کار، بهترین و اصولی ترین راهکار استفاده از ابزار های آنلاین است که علاوه بر حذف محدودیت های مکانی به کاربر اجازه دهند تا در کمترین ‌زمان، بالاترین اطلاعات را دریافت کند.


با توجه به حساسیت کار خصوصاً در پروژه‌ها و اتخاذ تصمیم های اساسی نیاز به دریافت اطلاعاتی موثق و دقیق الزامی است که داده ها و بررسی کامل و آنالیز آنها به مدیر پروژه کمک می ‌کند تا بتواند گام های پیموده شده را به خوبی تحلیل نماید و با بررسی کاستی ها و کارهایی که در جهت مثبت انجام شده است، برای کارهای بعدی با قدرت بیشتری تصمیم گیری نماید. در این شرایط ضریب خطای تصمیم اتخاذ شده نزدیک به صفر خواهد بود.

ایجاد پروژه در شیرپوینت


همانطور که بیان شد، در پراجکت سرور نیز می توان برای تعریف و مدیریت پروژه استفاده نمود اما در شیرپوینت به دلیل یکپارچکی و نظم بالا اطلاعات در نگهداری و گزارش دهی، استقبال بیشتری به عمل آمده است. در این ابزار می توان از هر فرم سازی برای ایجاد یک پروژه استفاده نمود.

متداول ترین ابزار کاربردی در این رابطه فرم ساز پاور فرم  BPC است. با استفاده از پاور فرم  BPC می توانید به راحتی یک پروژه را ایجاد کنید تسک ها، افراد و وظایف و هر نوع اطلاعات و افرادی که مد نظر دارید را اضافه نمایید و برای آن نامی را انتخاب کنید، تا به واسطه این عنوان و توضیحاتی که درج می کنید از سایر پروژه‌ها مجزا باشد.


اضافه کردن کاربر و تعیین سطح کاربری


به هر تعداد که می‌ خواهید، می ‌توانید عضو اضافه کنید و محدودیتی در این کار وجود ندارد. در همان هنگام تعریف و اضافه نمودن کاربران جدید شما خواهید توانست سطح دسترسی را تعیین کنید. تعریف مدیر پروژه به عنوان بالاترین سطح دسترسی، کارشناس پروژه و یا حتی عضو ناظر و ... لازم به ذکر است که تغییر سطح دسترسی در هر لحظه نیز امکان پذیر است.


تعریف تسک و بررسی امکانات پایه  


شما می توانید در هر پروژه تسک های متعددی را ایجاد نمایید و در آن شرح کار هر شخص را ذکر کنید. تعریف زمان، میزان بودجه در نظر گرفته شده، وظایف هر فرد و اولویت ‌بندی هر یک از آنها، حداقل امکاناتی است که در نظر گرفته شده است. درصد پیشرفت هر تسک و وظیفه نیز به راحتی در بخش گزارش گیری در دسترس است.

بارگذاری اطلاعات 


در هر تسک می توانید اطلاعاتی را که مربوط به آن است بارگذاری کنید. متن، عکس، فایل PDF، فایل WORD و فایل EXCEL از نمونه های پرکاربرد در این بخش است. این دست از اطلاعات نیز بر اساس همان سطح بندی سازمانی صورت گرفته در پروژه قابل کنترل است و همچنین تمامی موارد بیان شده در فضایی کاملاً امن نگهداری می ‌شوند.


تعیین زمان برای تکمیل هر تسک


یکی از قابلیت هایی که در شیرپوینت ارائه می شود، مدیریت بهینه زمان است که در این بخش نیز قابل لمس است. می توانید برای هر تسک تعریف شده بازه زمانی را مشخص کنید. به طور مثال آقای کریمی فرصت دارد که ظرف مدت ۳ روز به محل پروژه رفته و صورت جلسه را از روند تکمیل طبقه اول ارائه کند و آن را در قالب یک فایل PDF در وظیفه تعریف شده، بارگذاری نماید.


در این مثال شما یکی از سه نوع حالت در تنظیمات را می توانید اجرا کنید. حالت ابتدایی این است که اگر پس از طی شدن مدت زمان بیان شده آقای کریمی وظیفه مدنظر را انجام نداد، آن تسک در حالت تعلیق بماند و فقط پیامی در همین رابطه به مدیر پروژه ارسال گردد. تنظیمات دوم این خواهد بود که وظیفه تعریف شده در حالت تعلیق بماند اما امکان بارگذاری اطلاعات پس از تاریخ مذکور نیز فراهم باشد و در حالت آخر بستن کامل تسک است به این معنا که امکان تغییر، ویرایش و آپلود را شخص مورد نظر ندارد.


ثبت تاریخ و ساعت انجام هر کاری به شما اجازه می دهد تا گزارشی از همه اتفاقات دقیق داشته باشید. به این معنا که کوتاهی هر فرد در مورد انجام وظایف آن در ارزیابی عملکردی مشخص خواهد بود، اما انتخاب هر یک از حالت ها بر عهده شما و سیاست مجموعه تان است


تعریف میزان بودجه و بررسی سود


یکی از المان های تاثیرگذار دیگر در یک پروژه بودجه است. براساس ماهیت هر پروژه می توانید هزینه صرف شده و سود حاصل از آن کار را حساب شده و دقیق مشاهده کنید. در همین راستا پرداخت ‌ها، دریافت‌ ها و هر نوع تراکنش مالی دیگر قابل نظارت و پیگیری است.

ارزیابی عملکرد هر فرد و آنالیز درصد پیشرفت پروژه


شیرپوینت این توانایی را به شما می دهد که در هر بخشی از کار عملکرد پرسنل ذیربط را ارزیابی نمایید. البته که امکان بررسی درصد پیشرفت پروژه نیز مانند ارزیابی منابع انسانی فراهم است. پردازش سریع اطلاعات، مدارک، اسناد و ارقام در کوتاه ترین زمان باعث افزایش دقت و کیفیت گزارش خواهد شد.


ثبت تاریخچه وظایف


تاریخچه ایجاد هر تسک یا وظیفه فردی و گروهی مشخص است و هرگونه ویرایش و اضافه کردن اسناد به آن نیز در تاریخ گزارشات ثبت خواهد شد و گاها پیش آمده که برای تطابق سنجی برخی کارها مجبور به بررسی تاریخچه هر تسک شوید در شیرپوینت این ویژگی نیز عملکردی مناسب و قابل قبول دارد و شما می توانید هرگونه اطلاعاتی را در این زمینه مشاهده کنید. هر تغییری که در هر ساعتی در پروژه ایجاد شده باشد، در تاریخچه قابل پیگیری است.

داشبورد شخصی و داشبورد پروژه 


پس از ایجاد هر پروژه برای هر کاربر دو داشبورد قابل دسترس است. داشبورد شخصی که از قبل مالک آن بوده و برای ساماندهی وظایف و کارهای روزانه مورد استفاده قرار می گرفته که قابلیت سفارشی سازی داشته و براساس استاندارد های هر فرد می ‌توان آن را چید. از طرفی داشبورد پروژه است که اتفاقات پروژه بر روی آن نمایش داده می شود. در حقیقت داشبورد هر کارمند کاربری شخصی دارد اما داشبورد پروژه تابلویی دسته جمعی که تمام اعضا می توانند درخواست ها و نظراتشان را در آن بیان کنند.


ویژگی اجمالی مدیریت پروژه در شیرپوینت 

  •  مدیریت فعالیت ها
  •  گزارش گیری پیشرفته
  • ارزیابی عملکرد منابع انسانی
  •  ایجاد وظایف متعدد برای افراد
  • مدیریت و پیگیری زمان
  •  تعیین بودجه و مدیریت آن و بررسی میزان سود
  • ایجاد داشبورد و کارتابل عمومی جهت مدیریت پروژه
  •  مدیریت اسناد، مدارک و نگهداری در فضای امن
  • تحلیل آمار، ارقام و اطلاعات وارد شده در پروژه
  •  بررسی درصد پیشرفت و یا پسرفت پروژه