مدیریت وظایف کارمندان در شیرپوینت

رشد علم به تمامی افراد در جهت افزایش بهره ‌وری کمک می‌کند و هر شخص متناسب با هر نیازی که دارد، می‌ تواند از تکنولوژی استفاده کند. از ابزارهایی که در سازمان ها کارایی دارد، ابزارهای مدیریت کارمندان و پروژه هاست تا بتوانند بهترین اطلاعات را در کوتاه ‌ترین زمان دریافت کنند. ابزارهای جدولی مانند اکسل که امکان آمارگیری و انجام عملیات ریاضی را دارند نام آشنا ترین ابزار در این حوزه هستند.


در بسیاری از سازمان ها، هماهنگی ها، تخصیص وظایف یا حتی انجام وظایف مرتبط با یکدیگر و مطلع شدن از آنها چالشی بزرگ است که باعث شده تا انرژی زیادی در این چرخه صرف شود. در ساده ترین حالت ممکن، مدیران ترجیح می ‌دهند فردی را استخدام کنند تا امور را از دیگران پیگیری کرده و خلاصه آن را به آنها ارجاع دهند.


اما تمامی این کار ها چقدر می تواند مفید باشد؟ هنگامی که حجم کارها افزایش یابد یک شخص نمی تواند به تنهایی کار آنالیز و پیگیری امور را در دست بگیرید و قطعا خطای انسانی در محاسبات تاثیرگذار خواهد بود.

چرا مدیریت وظایف کارمندان احساس می شود؟


بعد ازبه وجود آمدن یک کار یا وظیفه (task) برای هر کارمند، نیاز به نظارت بر آن شدیداً احساس می ‌شود. نحوه صحیح اجرایی کردن مراحل و در نهایت نتیجه آن باید به اطلاع مدیر برسد. اما تصور کنید که در یک کار تیمی هستید و تمامی افراد باید گزارشی در این رابطه بنویسند و یا حتی کارها به صورت دومینو وار به یکدیگر مرتبط است. چگونه می توان اطلاع رسانی را به بهترین شکل عملی نمود؟


تمامی موارد را برای شرکتی در نظر بگیرید که حدود ۱۰ الی ۱۵ پرسنل دارد. شما باید تمامی آن افراد را به عنوان مدیر، روزانه کنترل کنید. این کار چقدر از شما وقت و انرژی خواهد گرفت؟ حالا این کار را با کمک تکنولوژی با یک ابزار کامپیوتری انجام دهید، تفاوت حیرت ‌آور است.

  •  طی شدن روند طبق برنامه
  •  تخصیص وظایف به افراد
  •  اولویت بندی امور
  • پیگیری کارها
  • بررسی روند رشد هر فرد یا کار
  •  مشاهده گزارشات حین کار
  •  تحلیل روند و آمارگیری پروژه
  •  بررسی عملکرد هر فرد در انتهای کار

 
تمامی موارد بیان شده باید در طی اجرایی شدن یک پروژه مورد بررسی و نظارت قرار گیرد. آنالیز عملکردی هر شخص نیز در انتهای کار اهمیت دارد، تا بتوان در مورد ادامه همکاری در پروژه های جدید و یا محول کردن یک وظیفه دیگر، تصمیم‌ گیری نمود. در این بین گزارش روزانه افراد نیز اهمیت دارد؛ باید بدانید که هر کارمند در کنار موارد مشخص شده در یک پروژه وظایف دیگر خود را به چه شکل انجام داده است؟


بررسی دلایل نیاز به ابزار آنلاین جهت پیگیری وظایف کارمندان


با توجه به موارد بیان شده، مشخص می‌شود که هر کارمند در طی روز چه وظایفی دارد که همگی آنها ممکن است به صورت زنجیر وار به یکدیگر متصل باشند و یا مواردی کاملا جداگانه هستند؛ هیچ تفاوتی ندارد و در نهایت بررسی عملکرد کارمند مورد نیاز است. در این بین ابزاری که بتواند به عنوان یک برنامه جامع تمامی موارد را به صورت هوشمندانه تفکیک کند و در عین حال گنجایش حجم بالای اطلاعات را داشته باشد، احساس می شود.


شیرپوینت ابزار کاربردی جهت مدیریت، نظارت و آنالیز


مایکروسافت توانسته با طراحی وب سرویس شیرپوینت تمامی نیازهای گفته شده حتی فراتر از آن را برطرف کند. ابزاری دقیق که به خوبی اجازه می دهد تا مدیریت وظایف را با مدیریت یک پروژه از یکدیگر تفکیک کنید. بررسی ارتباط بین وظایف، داشبورد های هوشمند جهت پیگیری هر وظیفه، تایم لاین ها و سایت‌ های پروژه ‌ای همگی در تعامل با یکدیگر برای پیشبرد آسان امور در سازمان طراحی شده اند. در حقیقت با شیرپوینت می ‌توانید یک پروژه را به المان های ریزتر، جهت متمرکز کردن کار در گام های کوچک تبدیل کنید و بر اجرای صحیح هر گام نظارت داشته باشید.


امکانات وب سرویس شیرپوینت در مدیریت وظایف

  • امکان تعریف وظیفه و اطلاعات تکمیلی مانند عنوان، برچسب، مهلت انجام، دنبال کنندگان و انجام دهنده
  •  محاسبه میزان تاخیر در اجرای کار توسط هر کارمند
  •  امکان تعلیق وظیفه از یک کارمند و اعطای آن به دیگری
  •  ثبت تاریخ تحویل نهایی کار
  • امکان تعریف زیر وظیفه برای هر کار و اطلاع رسانی به فرد
  • امکان امتیازدهی به هر عملکرد توسط افراد دیگر و ذی صلاح
  • اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به افراد حاضر در یک وظیفه و یا پروژه ایجاد شده
  • مشاهده مصوبات جدید جلسات براساس سطوح دسترسی مشخص شده
  • مشاهده وظیفه هر کارمند بر روی تقویم برای تحویل کار
  •  امکان فیلتر وظایف برای شخصی سازی بهتر
  •  تعیین سطح دسترسی متنوع متناسب با سطح هر فرد

گزارشات مبتنی بر مدیریت وظایف در شیرپوینت

  • گزارش تعداد کل وظایف و تفکیک وضعیت
  •     گزارش وظایف تکمیل شده من
  •  گزارش وظایف در دست اجرا و یا شروع نشده
  •  گزارش گیری بر اساس المان های تعریف شده در هر وظیفه مانند زمان
  •  گزارش گیری بر اساس وظیفه یک واحد و یا دپارتمان
  •  گزارش گیری بر اساس نفر ساعت
  • دریافت گزارش شخصی سازی شده

شیرپوینت به شما اجازه می دهد تا طعم شیرین و لذت بخش برنامه‌ ریزی را بچشید. برنامه ریزی، دلیل و عامل موفقیت است و گرین لاین به شما کمک می کند تا با برنامه ‌ریزی صحیح به هدف های بزرگ سازمانی و فردی خود دست یابید.