مدیریت اسناد شرکت گرین لاین را می توان به عنوان نرم افزاری که اسناد موجود در یک سازمان را کنترل و سازماندهی می کند تعریف کرد. در سازمان های امروزی، به دلیل حجم بالای اطلاعات و اسناد حفظ و نگهداری انها، به صورت سیستمی کار الزامی است زیرا که مدیریت و نگهداری اسناد و اطلاعات در جا و مکان مناسب چرخه حیات اسناد را طولانی مدت می کند.
بازنگری، حفظ مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی،DMS سامانه مدیریت مستندات یا بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.
ابزاری که برای مدیریت اسناد استفاده می کنید باید به قدری انعطاف پذیر باشد که به شما این امکان را بدهد تا چرخه عمر یک سند را از نزدیک و به دقت کنترل نمایید. چنانچه این سیستم با اهداف و فرهنگ سازمانی شما یکی شود و در عین حال به شما این امکان را بدهد که سیستم ساختاریافته راحتی را پیاده نمایید، در این صورت سیستم مناسبی برای سازمان شما خواهد بود.
کلیه سوابق هر سند به صورت تاریخچه سند قابل ذخیره و ارائه می باشد و امکان تنظیم مشخصات که تا چند مورد از نسخه ‏های قبلی در سیستم ذخیره شود و یا اینکه همه سوابق نگهداری شود وجود دارد.