کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها

مدیری موفق است که از تکنولوژی روز برای ارتقاء خود و سازمانی که در آن فعالیت می ‌کند، کمک بگیرد. از طرفی کنترل و نظارت بر تمامی اتفاقاتی که در یک مجموعه در حال وقوع است مشکل و زمان‌بر است. شیرپوینت پلتفرمی است که ترکیب تمام موارد بیان شده است. ابزاری به روز که به کمک آن می‌ توانید در زمانی کوتاه، تحلیلی دقیق و مفید از سازمان داشته باشید و استراتژی بهتری را برای قدم ‌های آتی متصور شوید.
اما کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها اصلی ‌ترین مبحثی است که امروز در مورد آن با شما صحبت می کنیم.

ایجاد پورتال در شیرپوینت

پورتال فضایی است که دسترسی به اطلاعات در آن سهل و آسان است. فضایی تحت بستر وب که افراد از هر مکانی می‌ توانند وارد شوند. در حقیقت پورتال بستری امن برای اشتراک گذاری اطلاعات و محدودیتی برای پذیرش تعداد کاربر و یا حجم اطلاعات ندارد. وجود پورتال به تنهایی کاربردی برای سازمان‌ها نداشته و فقط یک بانک اطلاعاتی آنلاین جهت ذخیره سازی می باشد.

فعال سازی پورتال بر روی بستر شیرپوینت امکاناتی را به شما می دهد که کمترین آن مشخص کردن “میزان دسترسی هر کارمند” به اطلاعات است. در حالت سنتی هر فایل شامل صدها برگه بوده که هر کارمند می ‌توانست به تمامی آنها دسترسی داشته باشد و آنها را مطالعه کند اما در این وب سرویس هر کارمند متناسب با سطحی که دارد، می ‌تواند دسترسی متفاوت داشته باشد.

کارمندان دورکار می توانند در ورود اطلاعات سهیم باشند. ایجاد یک آدرس یکتا جهت ورود و اعطای نام کاربری و رمز عبور متفاوت راهکاری است که باعث می ‌شود تا افرادی که به صورت دورکاری مشغول هستند نیز بتوانند کار خود را به درستی انجام دهند.

مجاز بودن مشتری یا شرکت همکار برای مشاهده اطلاعات به صورت تفکیک شده است. در این حالت شما می‌ توانید براساس تعریف اولویت و یا میزان محرمانه بودن اطلاعات مشخص کنید که حتی افراد عادی نیز بتوانند آنها را مشاهده کرده و استفاده نمایند.

کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها

ایجاد فرم های متفاوت

شما می توانید با استفاده از PoweForm تعداد نامحدودی فرم تهیه کنید. نیازی نیست تا ساختار و قالب فرم ها با یکدیگر مشابه باشند زیرا امکان مدیریت هر فرم به صورت جداگانه به راحتی در شیرپوینت در نظر گرفته شده است. فرم های ورود و خروج، فرم درخواست مرخصی، فرم درخواست کالا، فرم ملاقات با مدیر، فرم ثبت شکایات، درخواست اضافه حقوق، فرم های گزارش دهی، فرمهای ارسال فایل به صورت پیوست (اتچ) و هزاران مدل دیگر که می ‌تواند به صورت روزانه و یا حتی سال یکبار در سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

طراحی چهارچوب برای هر کار

داده ها انواع مختلفی هستند. متن، عدد، عکس و ویدیو. در SharePoint این امکان فراهم شده است که بتوانید برای هر مدل ساختاری را ایجاد کنید که مدیریت و نظارت بر آنها آسانتر شود. در واقع شما با این ابزار می توانید اطلاعات را به صورت کاملاً هدفمند و دارای ساختار حفظ و نگهداری کنید.

مدیریت شگفت انگیز اسناد

در سازمان ها، فضایی برای بایگانی اسناد در نظر گرفته شده است که هزینه حفظ و نگهداری این محیط و کارمندانی که در آن واحد مستقر هستند بسیار سنگین است. اما نرم افزاز شیرپوینت به راحتی می تواند تمامی این هزینه ها را که سالیانه برگردن سازمان سنگینی می ‌کند را از بین ببرد.دیگر دسترسی به اطلاعات کاری خسته کننده و با فرآیندی طولانی نخواهد بود.

تخصیص وظایف هوشمندانه

با وارد کردن شرح کار هر فرد با هر رتبه ای که هست می توانید فضا مفیدتری را برای افزایش بازدهی و نظارتی محیا کنید. ایجاد هماهنگی بین افراد یک واحد یا بخش ‌های مختلف سازمان نیز در همین قسمت قابل کنترل می باشد. مشخص کردن وظیفه و لیست کارها در یک بازه زمانی کوتاه مدت برای هر کارمند توسط خود او یا مدیر بالا دست، کاتالیزوری است که موجب افزایش کارایی و شاخص عملکردی او می شود و این به معنای تحقق آرزوی مدیران برای افزایش بهره‌وری پرسنل در کار است.

کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها

افزایش قدرت با گزارش گیری

قدرت گزارش گیری را دست کم نگیرید و اگر این فاکتور را در هر سازمان و کسب و کاری خط بزنیم عملاً مسیری را برای حرکت به سوی نابودی ایجاد کرده ایم. در نرم افزار SharePoint این امکان فراهم شده که بتوانید از تک به تک کتابخانه‌ ها، فایل ها، اسناد و فرم ها گزارش تهیه کنید. گزارشاتی قابل استناد که کاملاً سندیت دارند و کوچکترین خطای انسانی در آنها مشهود نیست.

امنیتی بدون مرز برای حفظ اطلاعات

ایجاد سطوح دسترسی مختلف برای هر فرد، ذخیره کردن اسناد در طبقه بندی های امنیتی، نظارت بهینه بر نحوه ورود افراد به سامانه و حتی نحوه ارسال اطلاعات از جمله اقداماتی است که در ارتقاء هر چه بهتر حفظ و نگهداری اطلاعات کمک می کند. سیاست های امنیتی را می توانید به دلخواه خود پیاده سازی کنید و میزان سختی را خود تعیین کنید. البته در نظر داشته باشید که هرگونه اطلاعات حتی ساعت ورود و خروج پرسنل می ‌تواند برای افراد سودجو کارایی داشته باشد.

یادگیری سریع و رابط کاربری آسان

مزیت کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها استفاده بسیار آسان آن است و افراد با هر سطح دانش کامپیوتر می توانند از آن استفاده کنند. نحوه نمایش المان ها در داشبورد این وب سرویس کاملاً متغیر است و افراد این توانایی را دارند که متناسب با سلیقه خود داشبورد را بسازند. به همین دلیل می گویند که رابط کاربری این ابزار دوست داشتنی و در عین حال گویا و کامل است.

کاهش چشمگیر هزینه ها

هزینه‌ های اضافه زیادی در سازمان‌ ها وجود دارد که اکثر آنها دارای راه حل اساسی می باشند، اما شما از آن بی خبر هستید. اما شیرپوینت چه کمکی می ‌تواند در کاهش هزینه داشته باشد؟ جواب را با ذکر مثالی توضیح خواهیم داد و شما می توانید آن را به تمام امور سازمان بسط و گسترش دهید و یکی از اصلی ترین کاربرد شیرپوینت برای سازمان ها، کاهش هزینه ها می باشد…
ماهانه کاغذ های بسیاری برای چاپ فیش حقوقی و ثبت آنها و ارائه به مدیر و دریافت امضا برای واریز حقوق و در نهایت بایگانی آنها مصرف می شود. اگر هزینه چاپ کاغذ و مدت زمان صرف شده را ماهانه حداقل ۵۰۰ هزار تومان در نظر بگیریم در طول یک سال این مبلغ برابر ۶ میلیون تومان خواهد شد. چشمگیر است!!!

راه حل نرم افزار شیرپوینت، مکانیزه کردن تمامی این روند است. سازگاری API و ادغام با نرم افزارهای گزارش گیری و ارسال درخواست واریز وجه به مدیر از طریق فرم های آنلاین دریافت امضا از کارکنان برای صحت واریزی حقوق و در نهایت نگهداری فایل های واریزی به صورت آنلاین! به همین راحتی ۶ میلیون تومان در سال ذخیره شد.

اینک نوبت شماست تا هزینه‌ های اضافه را بیابید و با راهکار های خلاقانه درصدد کاهش باشید…

نصب افزونه های تکمیلی

برای افزایش کارایی و بهره‌ وری پرسنل و دستیابی به هدف می توانید از افزونه های تکمیلی شیرپوینت استفاده کنید. هر کدام از این افزونه ها قابلیتی خاص را ایجاد می ‌کنند که نتیجه آن رشد مجموعه خواهد بود. به طور مثال امکان اتصال به درگاه پیامکی برای اطلاع رسانی خاص به تمامی پرسنل و یا حتی ارسال هدفمند به مدیران هر واحد می تواند از نمونه ‌های بارز افزونه های تکمیلی برای ارتقاء سیستم باشد.