شیرپوینت چیست
اطلاعات، مهم ترین و با ارزش ترین دارایی های هر شرکت و یا سازمان است. به زبان ساده اهمیت این بانک اطلاعاتی به شدت زیاد است و تفاوتی ندارد که این داده ها همگی شماره های تماس مشتریان باشد و یا اسناد و فایل های هر پروژه. حفظ، نگهداری و استفاده صحیح از این محتوا بسیار اهمیت دارد.
شرکت مایکروسافت در سال ۲۰۰۱ ابزاری را برای مدیریت این اطلاعات طراحی و روانه بازار کرد. ابزاری تحت بستر وب که آن را شیرپوینت نامید. در ابتدا این ابزار کارآیی خاص و ویژه‌ای نداشت و فقط برای مدیریت اسناد و فایل ها مناسب بود، اما مرور زمان و تحلیل کاربران امکانات فوق العاده ای را به این پلتفرم اضافه کرد.
شیرپوینت به زبان ساده
شیرپوینت یک پل ارتباطی هوشمند است که می توان بر پایه آن بستری برای ایجاد پرتال داخلی، گفتگوهای تیمی، رد و بدل کردن فایل ها و اکسترانت ایجاد نمود. این غول دوست داشتنی با اکثر برنامه ها سازگاری دارد و این کار را از طریق API انجام می دهد. هر نرم افزاری که دارای قابلیت API باشد امکان ادغام با این وب سرویس را دارد.
- نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتریان
- نرم افزار ERP یا مدیریت منابع
- نرم‌افزارهای Calllog یا گزارش گیری تماس
چرا باید از شیرپوینت استفاده کنیم؟
سهولت در ارسال و دریافت اطلاعات و حتی اتوماسیون کردن کارها به سادگی و با چند حرکت ساده، دو علت اصلی استفاده از شیرپوینت است. امکان جستجوی آسان در میان هزاران و یا میلیون‌ها داده که وارد کرده اید، کار ساده‌ای نیست، این وب سرویس در کوتاه ترین زمان لیستی کامل از عبارت جستجو شده را تحویل می دهد.
در برخی از شرکت های بزرگ از فایل های اکسل برای مدیریت داده ها استفاده می شود. این فایل ها در صورتی که حجم بسیاری داشته باشند مدیریتی سخت خواهند داشت اما شیرپوینت این بستر را فراهم کرده است که افراد بتوانند به صورت آنلاین از این فایل ها استفاده نمایند و داده خود را وارد و یا آن را ویرایش کنند.
ویژگی های شیرپوینت
هر ابزار با ویژگی های مختلفی توصیف می شود. این وب سرویس نیز مانند سایر محصولات، کاربری خاص و ویژگی های طلایی دارد. قطعاً تا بدین جای متن باید برخی از ویژگی های آن آشنا شده اید. اما اگر بخواهیم به صورت موردی بیان کنیم و یا حتی توضیح یک خطی در مورد هرکدام بیان کنیم بدین شرح است…
- زیرساخت قوی برای وارد کردن هزاران دیتا
- محیطی کاملا دوستانه برای استفاده
- امکان ذخیره و اشتراک گذاری اطلاعات
- جستجوی دقیق و امن در میان اطلاعات
- امکان ایجاد داشبوردهای مدیریتی و آنالیز آنها
- امکان سفارشی کردن (چیدمان به دلخواه) اطلاعات
- کنترل عملکرد پرسنل
- نظارت بر هزینه های جاری و یا تمام شده یک پروژه
- امکان تعریف پروژه خاص و ورود اطلاعات به آن
- امکان استفاده از داده ها بدون محدودیت تحت بستر وب
- امکان دسترسی به اطلاعات برای کارمندان دور کار
- افزایش امنیت دسترسی با تکنولوژی احراز هویت
تا زمانی که ما کدنویسی می کنیم نیازی به کد نویسی شما نیست
این جمله را مایکروسافت در مورد شیرپوینت گفته و با اطمینان می گویم که آن را به درستی بیان کرده است و هر آنچه که برای مدیریت اطلاعات لازم است را می توانید در این ابزار بیابید. بنابراین استفاده راحت از قابلیت های پیش فرض این ابزار به راحتی آب خوردن است.
چرا سازمان های بزرگ باید از شیرپوینت استفاده کنند؟
حجم اطلاعات، تعداد پرسنل، میزان فعالیت، تعدد دفاتر مختلف در شهر های گوناگون دیگر اهمیتی ندارد. شما می توانید به صورت یک جا و یا حتی طبقه بندی شده اطلاعات را مدیریت کنید. ورود دیتاهای دارای ساختار، دیتا بی ساختار، عکس‌ها و فیلم های هر پروژه با ایجاد کتابخانه های مستقل موجب ایجاد بانک اطلاعاتی وسیعی می شود که مدیریت آن با وجود شیرپورینت آسان است.
برای این گفته مثالی ملموس می زنیم، پرتال داخلی در سازمان های بزرگ یا وجود ندارد و یا در اکثر مواقع به دلیل تعدد افراد با مشکل پهنای باند و مواردی از این دست مواجه است (مشکلات فنی و عدم تامین زیرساخت) بنابراین هر فرد اجباراً اطلاعات را در پوشه های کاغذی جمع بندی می کند و در پایان هر روز کاری و یا انتهای هفته به واحد بایگانی ارائه می نماید.
اگر در این بین یکی از کارمندان دیگر به این اطلاعات نیاز داشته باشد چه می شود؟ در بهترین شرایط یک ساعت وقت و زمان را هدر می دهد تا به آن اطلاعات برسد. اما شیرپوینت راهکاری حساب شده و بدون افت کیفیت است که اطلاعات را در همان لحظه ورود برای کاربرانی که به آن فایل دسترسی دارند قابل استفاده می کند.
سهولت پیگیری درخواست ها
مثالی دیگر، در سازمان های بزرگ برای ثبت درخواست خرید و یا حتی یک مرخصی، چندین فرد درگیر خواهند بود و در این میان زمان، انرژی و کاغذ هزینه می شود. ایجاد فرم درخواست آنلاین به شما کمک می کند تا تمامی این موارد را دور بزنید.
آنالیز و تحلیل داده ها
مثالی دیگر، بعد از گردآوری و جمع آوری اطلاعات، نوبت به آنالیز می رسد که اصلی ترین دلیل این فعالیت است. SharePoint فضا را برای این کار آماده کرده است و بستر آن را فراهم نموده. مثال های بالا مواردی ساده و کاربردی برای توضیح چرایی نیاز به SharePoint در سازمان ها است.
با شیرپوینت دیگر جمله “سیستم قطع است” معنایی ندارد…
از دیگر قابلیت‌هایی که شیرپوینت برای سازمان های بزرگ به ارمغان آورده است ایجاد فرم هایی تحت بستر وب است که افراد می توانند در کمترین زمان آنها را ایجاد کنند. این فرم ها می تواند از هر نوع داده ای باشد. همچنین گزارش گیری از این فرم ها برای شیرپوینت بسیار آسان است.
چگونه با شیرپوینت منابع انسانی را مدیریت کنیم؟
شیپور یکی از روش های مدیریت منابع انسانی است. وجود هشدارها، ابزارهای توسعه دهنده، متاتگ ها، امکان تعریف نوع ساختار محتوا و حتی کتابخانه به شما کمک می کند تا نحوه کار را مشخص کنید و تعیین کنید که ان به چه شکل باشد. سپس هر فرد با وارد کردن فاکتورهای لازم کار خود را پیش ببرد. شما نیز در هر لحظه می توانید آنالیز و یا تحلیلی دقیق از عملکرد افراد در دست داشته باشید.
با وجود شیپوینت نیاز به استخدام تیم طراحی نیست
ایجاد طراحی و پیاده سازی چهارچوب و یا بستر برای هر داده، کاری بسیار سخت، زمان بر و پرهزینه است به همین دلیل اکثر مدیران از آن سر باز می کنند و نهایتاً به یک فایل اکسل دل خوش کرده و رضایت می‌دهند. اما کار در اینجا به پایان می رسد مرحله ورود اطلاعات شاید کمی آسان به نظر برسد اما بررسی اجمالی و یا حتی گزارشگیری کاری بسیار زمان بر و خسته کننده خواهد بود.
در فایل اکسل و ابزار های مشابه امکان لیست بندی گزینه ها با ظاهر جذاب و خوانا دشوار است. اگر شما مدیر هستید و می‌خواهید فردی را برای ویرایش و نظارت بر این فایل را انتخاب کنید، پیشنهاد ما صبورترین کارمندتان است. اما وب سرویس شیرپوینت کار را آسان کرده است. بدون نیاز به دانش کد نویسی، طراحی گرافیک و یا حتی علم مدیریت اطلاعات می توانید فرم یا بستری را طراحی نمایید تا تمامی کارمندان موارد لازم و تعیین شده را در آن وارد کنند.
موارد بالا کوچک ترین و ابتدایی ترین کارهایی است که وب سرویس شیرپوینت برای سازمان های بزرگ ارائه می دهد.
دنیای شیرپوینت بسیار وسیع است و هیچ گونه محدودیتی ندارد. ما در گرین لاین کنارتان هستیم تا بتوانید کسب و کار خود را به شکل بهتری مدیریت کنید. تکنولوژی روزانه در حال پیشرفت است، چه خوب که بتوانید از آن استفاده کنید.
