چهار دلیل استفاده از شیرپوینت در سازمان ها
مدیریت ارتباطات سازمانی و مدیریت اطلاعات با افزایش حجم ارتباطات در حال سخت شدن است. کاهش هزینه های اضافه چه از نظر مالی و چه از نظر زمانی نیز مزید بر علتی شده که سازمان‌ها از حالت سنتی به سمت سبک مدرن و دیجیتال روی آورند. اولین دست آورد به روز کردن روند کاری و تغییر حالت گذشته افزایش بهره وری و کاهش کاغذ بازی های اداری است. در این مقاله به بیان چهار دلیل استفاده از شیرپوینت در سازمان ها خواهیم پرداخت.
شیرپوینت سامانه مدیریت اسناد
گنجینه و سرمایه هر شرکت قطعاً اسناد و اطلاعات است که نمی توان مبلغی را برای آن متصور شد. به همین دلیل نگهداری مناسب از آن در شرایط سنتی نیازمند خرج پول هایی است که در حالت عادی و استفاده از تکنولوژی بی معناست.
بسترسازی جهت قفسه بندی و نگهداری اسناد، هزینه گزاف برای خرید زونکن کاغذ و چاپگرها برای رونوشت از آنها و استخدام افراد تحت عنوان شغلی بایگانی از حداقل کارهایی است که باید انجام شود. شیرپوینت توانست درصد قابل توجهی از این هزینه‌ها را کاهش دهد. هرچند که برخی مدیران هنوز سرگرم استفاده از مدل قدیمی و منسوخ شده نگهداری اطلاعات هستند. مدیریت فایل ها و اسناد در شیرپوینت شکل دیگری به خود گرفت…
- آپلود آسان فایل ها جهت بایگانی
- جلوگیری از حذف و یا گم شدن صحیح اطلاعات
- دسترسی آسان به فایل ها بر اساس سطح سازمانی
- گزارش گیری از هر پروژه و بررسی گام‌های طی شده و پیشرو
- نگهداری هر صنعت بر اساس طبقه بندی سازمانی و بدون خطا
مدیریت وظایف پرسنل در شیرپوینت
نظارت همیشه کاری سخت و خسته کننده بود تا اینکه نرم افزار تحت وب Sharepoint وارد بازار شد و توانست به راحتی مدیریت وظایف را سازماندهی کند. معرفی هر کارمند، لیست کارها در حالت کلی و یا در هر پروژه، تنظیم چارت کاری در کوتاه ترین زمان صورت گرفت. همچنین فرد در پایان هر روز کاری می تواند گزارش عملکرد روزانه خود را در آن نیز وارد کند.
تصور کنید شما به عنوان مدیر بالادست پس از گذشت سه ماه از یک پروژه سازمانی اقدام به گزارش گیری کردید. در این گزارش گیری عملکرد چهار کارمند را باید بررسی کنید در حالت سنتی اگر بگوییم هر کارمند 60 برگ گزارش داشته باشد شما باید حداقل ۲۴۰ گزارش کار را مطالعه کنید. جمع آوری این حجم از کاغذ و مدیریت آنها بسیار سخت است اما Sharepointکار را برای شما آسان کرده است.
- مشخص کردن شرح کار هر فرد در زمان کوتاه
- تهیه لیست و فرم گزارش نویسی روزانه پرسنل
- آسان اطلاعات وارد شده و فایل های ضمیمه
- دقت بالا مدیریت در پیگیری و گزارش گیری از شهر کارها
- تهیه گزارش کامل و جامع از طریق عملکرد هر فرد
- مدیریت قراردادهای پرسنل و حتی طرح های پیشنهادی هر فرد برای کار
- امکان بازدید رویه ها و سوابق هر کارمند در طی سال های گذشته
- بهینه سازی، اولویت بندی و فیلتر اسناد و گزارشات بر اساس تاریخ
- ایجاد یک ساختار و چارچوب واحد و یک شکل برای هر دریافت گزارشات روزانه
اطلاع رسانی هدفمند در نرم افزار تحت وب Sharepoint
مطلع بودن از اتفاقات سازمان حق شماست و شیر پوینت به بهترین نحو این وظایف را اجرا می کند. از چه می‌خواهید با خبر شوید؟ کافیست در قسمت تنظیمات آن فرم یا لیست، سرویس اطلاع رسانی را فعال کنید. در صورت ایجاد هرگونه تغییر در سند یا کتابخانه شما در کوتاهترین زمان متوجه خواهید شد.
همین اتفاق در شرایط سنتی حداقل یک روز کاری زمان و انرژی از شما و پرسنل تان خواهد گرفت.
افزایش بهره وری پرسنل با شیرپوینت
از کارمندانتان چه می خواهید؟
قطعاً جواب شما کار با دقت و راندمان بالاست. شیرپوینت این خواسته شما را عملی کرده است، پس از مشخص شدن وظیفه هر فرد در وب سرویس دیگر هیچ بهانه‌ای قابل پذیرش نیست و البته کارمندان نیز این موضوع را به خوبی درک کرده اند. اجازه آن را پس از یک هفته اجرا متوجه خواهید شد، شاخص عملکرد به طرز قابل توجهی تغییر خواهد کرد.
نرم افزار تحت وب Sharepoint یا وب سرویس One Drive
اگر پس از مطالعه موارد بیان شده همچنان قانع نشده اید و یا حتی در ذهن سرویس One Drive را بررسی می کنید. به شما پیشنهاد می شود برای بار دوم از ابتدا مقاله را مطالعه کنید. تمامی قابلیت های ارائه شده در شیرپوینت به صورت جمعی است. کاربری آسان شیرپوینت برای تمامی پرسنل در هر سطح ممکن و آسان است. اما سرویس One Drive سامانه ای برای مدیریت اطلاعات به صورت فردی و شخصی است.
اگر اطلاعات شما شخصی است One Drive بهترین گزینه است، اما هنگامی که شما در یک کار تیمی هستید و تمامی اسناد شما مربوط به شرکت است و شما فقط سمت جمع آوری کننده، را دارید، وب سرویس Sharepoint بهترین گزینه انتخابی خواهد بود. اما تفاوت اصلی میان این دو سامانه مدیریت اطلاعات در مالکیت و اشتراک گذاری آن است، این عمل ساده به راحتی با برچسب گذاری هر سند در Sharepoint انجام می شود.شیرپوینت سازگاری کامل با ابزارهای مانند Exchange و Skype For Bussiness را دارد که کارایی را تا 3 برابر افزایش می دهد.
نمونه ابزارهای مدیریت ارتباطات در شیرپوینت
پایه و اساس کار Sharepoint ارتباطات است. شما می توانید از طریق ابزارهای مختلف اسناد و فایل های سازمانی را به اشتراک بگذارید و در دقیقا افراد مرتبط با آن فایل را مطلع سازید. نمونه ابزارهایی که به واسطه آن می توانید اطلاعات را به صورت فردی و یا دسته جمعی و حتی عمومی منتشر کنید، موارد زیر است…
- پرتال ها
- وبلاگ ها
- تابلوهای خبری
- وضعیت ها
- وظایف
