دفتركار بيل گيتس چگونه است؟
دفتركار بيل گيتس چگونه است؟ او اینگونه پاسخ می دهد اگر نگاهي به دفتر كار من بياندازيد، كاغذ چنداني در آن نمي‌يابيد. من روي ميز خود سه صفحه نمايش دارم كه به طور همزمان از يك كامپيوتر تغذيه مي‌شوند. اگر يك‌بار چنين كاري را تجربه كنيد ديگر حاضر به رها كردنش نيستيد. چراكه تاثير مستقيمي بر ميزان بهره‌وري و بازدهي دارد.
صفحه نمايش سمت‌چپي فهرست ايميل‌هاي مرا نشان مي‌دهد. صفحه مركزي معمولا براي ايميلي است كه در حال خواندن و بررسي آن هستم و نهايتا مرورگر من در صفحه دست راستي نمايش داده مي‌شود. اين چيدمان مرا به خواندن و مرور سريع كارها قادر مي‌سازد و كمك مي‌كند رخدادهاي جديدي را كه در هنگام كاركردن من رخ مي‌دهد. ببينم يا لينك‌هاي مرتبط با ايميل‌ها را در اختيارم مي‌گذارد.
در مايكروسافت كاربرد ايميل بيشتر از ديگر رسانه‌هاي ارتباطي مانند تماس‌هاي تلفني، اسناد، وبلاگ‌ها، تابلو‌هاي اعلانات و يا حتي جلسات است؛ در واقع پيام‌هاي صوتي و فاكس‌ها در صندوق ايميل‌هاي ما رد و بدل مي‌شوند.
من روزانه حدود يكصد ايميل دريافت مي‌كنم كه البته براي حفظ اين ميزان ناچار به پالايش و فيلتركردن پيام‌ها شده‌ايم. تنها ايميل‌هايي مستقيما به دست من مي‌رسند كه قبلا با آن‌ها مكاتبه كرده باشم و اين شامل هركسي از مايكروسافت، اينتل، اچ‌پي و همه شركت‌هاي همراه و تمام افرادي مي‌شود كه من آن‌ها را مي‌شناسم. من هميشه فهرستي كه دستيارم از ايميل‌هاي ديگر تهيه مي‌كند را ملاحظه مي‌كنم كه معمولا افراد ناشناس يا شركت‌هايي هستند كه در فهرست مجاز من جايي نداشته‌اند.
بدين صورت متوجه مي‌شوم كه چه كساني لب به تحسين ما گشوده‌اند، از چه چيزي شكايت داشته‌اند و در چه موردي پرسش مطرح نموده‌اند. اكنون ما به نقطه‌اي رسيده‌ايم كه چالشمان ديگر چگونگي برقراري ارتباط موثر با ايميل‌ها نيست، بلكه اطمينان از آن است كه وقت گرانبها صرف با اهميت‌ترين ايميل‌ها شود.
من از ابزارهايي نظير “in -bux –rules” استفاده مي‌كنم و با كمك آن پوشه‌ها را به دنبال پيام‌هاي علامت‌گذاري شده و يا گروه‌بندي شده مي‌كاوم كه اين كار براساس محتوا و اهميت پيام‌ها انجام مي‌گيرد.
من فهرست‌هاي کاری چندان شلوغي ندارم. در عوض از پوشه‌هاي ايميل، دسكتاپ و تقويم آنلاين خود استفاده مي‌كنم. بنابراين زماني كه سر ميزم مي‌روم، به راحتي مي‌توانم روي ايميل‌هايي تمركز كنم كه قبلا آن‌ها را علامت‌گذاري نموده‌ام و يا پوشه‌هايي را بررسي نمايم كه حاوي پروژه‌هاي خاص و يا وبلاگ‌هاي ويژه هستند.
آوت‌لوك نيز بخش تذكر دهنده‌اي دارد كه در صورت دريافت ايميل‌هاي جديد، پنجره كوچكي را در گوشه پاييني سمت راست نمايش مي‌دهد. من به صورت مرتب آن را كنار مي‌زنم، مگر اين‌كه عنواني با اولويت بالا به چشمم بخورد.
يكي از نتايج آن تداوم تمركز است، اين مشكل ناشي از اطلاعات مازاد است. مشكل ديگر بظاهر كمبود اطلاعات است بدلیل عدم توانایی در یافتن اطلاعات مورد نیاز در مازاد اطلاعات انباشته شده. غرق شدن در اطلاعات به اين معني نيست كه ما اطلاعات صحيح را در اختيار داريم یا با اشخاص درستي سر و كار پيدا مي‌كنيم.
بیل گیس و شیرپوینت
من با شیرپوینت به سراغ اين قبيل موضوعات مي‌روم كه در واقع ابزاري است براي ايجاد وب‌سايت‌هايي براي جلب همكاري مشترك در مورد پروژه‌هاي خاص. اين سايت‌ها مي‌توانند حاوي طرح‌ها، برنامه‌ريزي‌ها، صفحات بحث و گفتمان، و يا هرنوع اطلاعات ديگر باشند و این اطلاعات توسط افراد درون همین شرکت و با چند کلیک ایجاد شده است.
همين الان من خود را آماده Think Week (هفته تفكر) مي‌كنم. در ماه مه، من به مدت يك‌هفته خلوت مي‌كنم و به مطالعه حدود يكصد مقاله‌اي روي مي‌آورم كه كاركنان مايكروسافت نوشته‌اند، نويسندگان آن‌ها نيز اغلب در كار تحقيق و آزمايش مسائل مربوط به شركت و آينده فناوري را بررسی می کنند. دوازده سال است كه من به اين روند ادامه مي‌دهم. روال من در اين هفته تماما خواندن و اظهارنظر در مورد مقالات است.
امروزه تمام اين روند صورت ديجيتال به خودگرفته و درهاي آن به‌روي تمام كاركنان شركت باز است تا بخت خويش را در اين ميدان بيازمايند. ديگر در انتخاب مقالات مفيد و درست بسيار چيره‌دست شده‌ام و مي‌توانم نظرات خود را به صورت الكترونيكي در همان زمان به اطلاع افراد برسانم.
بيش از پنجاه‌هزار نفر در مايكروسافت مشغول به كارند. لذا گاهي از خود مي‌پرسم:” آينده سيستم پرداخت الكترونيكي چه خواهد بود؟” يا” چطور مي‌توان راهي براي ضبط خاطرات و حفظ آن براي نسل‌هاي آينده يافت؟” من اين دست ايده‌ها يا هر فكر بكر ديگري را يادداشت مي‌كنم. سپس افراد خاصي مي‌توانند نظري به آن‌ها بيندازند و بگويند:” نه تو اشتباه مي‌كني”يا ” فكرش را كرده‌اي كه اين كار در جاهاي ديگر چگونه انجام مي‌شود؟”
شیرپوینت كه مرا با دورترين افراد اين سازمان مرتبط مي‌سازد، بيشتر به ابر وب‌سايتي مي‌ماند كه امكان ويرايش و بحث را با افراد بسياري، فراتر از روال محدود ارسال ايميل فراهم مي‌آورد و چنانچه چيز جديدي در محدوده‌هاي مورد علاقه شما قرار داده شود، بلافاصله شما را در جريان مي‌گذارد.
جستجوگر دسكتاپ، ابزار ديگري است كه تاثير شاياني در افزايش بهره‌وري من داشته است و نحوه دستيابي من به اطلاعات موجود در كامپيوتر، سرورها و حتي اينترنت را به كلي دگرگون ساخته است. چراكه با وجود هارد ديسك‌هاي بزرگ‌تر و افزايش پهناي‌باند، من اكنون چندين گيگابايت اطلاعات در قالب ايميل، اسناد، فايل‌هاي رسانه‌اي، پايگاه‌هاي داده و … را روي كامپيوتر شخصي و سرورهايم دارم.
براي يافتن سندي كه گمان مي‌كنم حاوي بخش خاصي از اطلاعات مورد نظر من است، ديگر مجبور به گشت و گذار ميان انبوه پوشه‌ها نيستم، بلكه به راحتي مي‌توانم عبارت مورد نظرم را در يك نوار ابزار بنويسم و در يك چشم بر هم زدن تمام ايميل‌ها و اسناد حاوي اطلاعاتي در اين زمينه را زير نظر بگيرم. براي شماره تلفن‌ها و نشاني‌هاي ايميل هم عمل مشابهي انجام مي‌دهم.
مقالات كاغذي ديگر سهم اندكي در برنامه روزانه‌ام دارند. من نود درصد اخبار را به صورت آنلاين دريافت مي‌كنم. زماني كه به جلسات و همايش‌ها مي‌روم براي نوشتن سريع مطالب از Tablet PC خود استفاده مي‌كنم، كه با كامپيوتر دفترم كاملا همگام شده و به همين دليل تمام فايل‌هاي مورد نيازم را در دسترس دارم. دستگاه مذكور نرم‌افزار OneNote را نيز براي اظهارنظر دارد. بنابراين تمام اظهارنظراتم نيز در قالب ديجيتال هستند.
يكي از وسايل قديمي كه هنوز در دفتر من مانده يك وايت‌بورد است. من همواره چند ماژيك رنگي براي نوشتن دارم و اين ابزار هنوز براي جلسات و انتقال افكارمان عالي است. البته صفحه‌هاي وايت‌بورد جديد در برخي دفاتر مايكروسافت توانايي اخذ و انتقال تصاوير به كامپيوتر را نيز دارند كه تقريبا به يك Tablet PC بزرگ مي‌مانند.
من هنوز چنين چيزي را در دفترم ندارم. اما احتمالا براي سال آينده بايد به فكر يك وايت‌بورد ديجيتال باشم. امروزه اگر چيزي ببينم كه نظرم را جلب كند، تنها خودكار و Tablet PC را در مي‌آورم و آن‌را ترسيم مي‌كنم.
روزهايم اغلب مملو از جلسه و نشست است. بزرگ‌ترين نعمت براي من يافتن وقتي است تا بتوانم به يادداشت كردن افكارم بپردازم يا برنامه جلسات روزانه‌ام را بررسي كنم. اما گاهي اين اتفاق رخ نمي‌دهد و شب‌ها يگانه فرصتي است كه مي‌توانم در خانه بنشينم و به سراغ تمام ايميل‌هاي نخوانده بروم. اگر در تمام هفته سرم شلوغ باشد، مجبورم آخر هفته را به ارسال ايميل‌هاي طولاني و تفكربرانگيز اختصاص دهم. دوشنبه صبح كه افراد سر كار خود مي‌آيند، مرا كاملا گرفتار مي‌بينند؛ البته خودشان هم كلي ايميل براي خواندن دارند.
