مدیریت سازمان چند دفتری
مدیریت سازمان چند دفتری به آن دسته از مجموعه های کاری گفته می شود که دفاتر مختلفی در شهرهای گوناگون دارند و یا حتی در یک شهر دارای چند دفتر مجزا هستند. هرچه فاصله این دفاتر از یکدیگر بیشتر شود مدیریت پرسنل، اطلاعات، رویدادها و حتی برگزاری جلسات سخت تر شده و البته این اتفاق صرفاً در روش سنتی است، زیرا در این حالت باید تمامی اطلاعات به صورت مکتوب و دستی در مکان های مختلف و به صورت کاملا مجزا نگهداری شوند.
تکنولوژی و پیدایش ابزارهای جهت هوشمندسازی کارها امور را آسان تر کرده است. تولید نرم افزار هایی که می توان در هر کامپیوتر نصب و از آن به عنوان بانک اطلاعاتی استفاده کرد نیز امکانی بود که شرکت های مختلف از آن استفاده می کردند، اما این سرویس ها نیز پاسخگوی نیاز سازمان های چند دفتری نبود. در این حالت هر فرد به صورت مجزا می تواند اطلاعات را وارد و یا از سیستم خود خارج کند و در حقیقت نرم افزارهای نصب شده هیچگونه تبادلی با یکدیگر نداشته و هر کامپیوتر یک بانک اطلاعاتی مجزا در نظر گرفته می شود.
شبکه سازی و به روز رسانی نرم افزار ها برای فعالیت بر روی شبکه داخلی (اینترانت) تا حدودی توانست نیاز شرکت ها را برطرف کند، اما همچنان بخش عظیمی از کار درگیر کاغذ بازی های اداری بود و جای خالی ابزاری که بتواند در تمامی کشور ها به ما خدمات بدهد، بدون آنکه نرم افزاری نصب و یا به شبکه داخلی متصل شویم، به شدت حس می شد.
شیرپوینت ابزاری تحت بستر وب
جهانی شدن اینترنت و دسترسی آسان به اطلاعات موجب شد تا مایکروسافت ابزاری را روانه بازار کند که این سامانه تحت بستر وب فعال شود. دسترسی آسان به گزارشات و ایجاد گفتگو در آن فقط با استفاده از یک مرورگر ساده و با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور. شیرپوینت با حذف کردن نرم افزار و عدم وابستگی به آن ایده های جدید را برای کار تیمی روی کار آورد.
ایجاد فرم برای ارتباط دفاتر مختلف
اگر سازمان شما دارای چند دفتر در مکان های مختلف است، وب سرویس Sharepoint بهترین ابزار برای شماست. اعطا یک نام کاربری و رمز عبور به هر فرد برای ورود از هر محل، امکانی را فراهم کرده است تا بتوانید سرعت کار را افزایش دهید.
به طور مثال دفتر مرکزی در تهران است و کارخانه مونتاژ و بسته بندی در شهر بندر عباس، وظیفه و عنوان شغلی شما که در دفتر مرکزی هستید گزارش گیری از عملکرد پرسنل در کارخانه است که به شما اجازه می دهد تا فرمی را در همین خصوص ایجاد کنید و افرادی که در کارخانه مسئول گزارش دهی به شما هستند را اضافه کنید. ساخت فرم در شیرپوینت به راحتی امکان پذیر است و می توانید از طریق آموزش های داده شده در سایت آن را اجرایی کنید.
پس از تکمیل و ساخت فرم می توانید افراد مدنظر را اضافه کنید تا آن ها به صورت روزانه اتفاقات و عملکرد را به صورت ریز گزارش دهی کنند. در این بین دیتابیس یا پایگاه داده ای ایجاد می شود که تمامی گزارشات به صورت یک جا در زمان های مختلف در آن بارگذاری شده اند و قابلیت دسته بندی و مدیریت دارند.
تمامی اطلاعات در فضا امن بایگانی می شود
یک پایگاه داده مشترک میان تمامی پرسنل در مکان های مختلف جغرافیایی به شما اجازه می دهد تا در هنگام بررسی و آنالیز رفتاری و عملکردی بهترین دستاورد را داشته باشید. یک استاندارد واحد که برای تمامی افراد وجود دارد در مدیریت بهتر شما نیز تاثیر مستقیم خواهد داشت. انعطاف شیرپوینت برای پذیرش، ذخیره و آنالیز هر نوع داده ای به شما کمک می کند تا برای هر نوع شغل یک دیتابیس عظیم را ایجاد کنید.
از بین رفتن اطلاعات ممکن نیست
تمامی اطلاعات در فضایی ذخیره می شوند که امکان از بین رفتن آنها وجود ندارد. شما می توانید با خیال آسوده داده های پروژه های سال های قبل را مشاهده کنید و از آنها استفاده نمایید.
لیست ها، کتابخانه های اسناد و صفحات مکان هایی برای ذخیره سازی اطلاعات هستند. لیست ها در حقیقت اصلی ترین مفهوم در شیرپوینت برای نگهداری و ذخیره داده هاست، کتابخانه های اسناد نیز برای نگهداری فایل های الکترونیکی مانند عکس ها، اسناد و پرونده ها مورد استفاده قرار می گیرد.
کتابخانه اسناد شباهت زیادی به بخش بایگانی دستی در یک سازمان دارد، با این تفاوت که دسترسی به اطلاعات (در بین تمام دفاتر) در کمتر از یک دقیقه (بسته به سطح دسترسی هر کارمند) امکان پذیر خواهد بود.
صفحات نیز بخشی از قابلیت شیرپوینت هستند که در آن می توانید اطلاعات را بر هر اساسی مانند تاریخ، نام نویسنده و… ساماندهی کنید. پنهان کردن موقتی اطلاعات برای گزارش گیری دقیق تر تنها با چند کلیک ساده فراهم شده است، حتی می توانید ترتیب نمایش اطلاعات و مدارک را به صورت دستی بر هراساسی که مدنظر دارید مشخص کنید.
کارایی شیرپوینت برای شرکت های چند دفتری MultiSite
قابلیت بی نظیر Co-Authoring یا مشارکت در نوشتن امکانی است که اجازه می دهد هر شخصی که به آن اطلاعات دسترسی دارد آن را ویرایش و بروز کند، تسریع در کار از نتایج این قابلیت است.
با فعال سازی و استفاده از فرآیند ساز Workflows می توانید برای هر فرم که نیاز به تایید دارید، آن را به صورت سیستمی فعال کنید. بدون نیاز به برقراری تماس تلفنی و یا پیمودن روندهای سخت بروکراسی اداری.
محل ذخیره سازی اسناد برای همگی یکسان است و دیگر نیازی به صرف زمان طولانی جهت پیدا کردن یک سند در کامپیوتر همکارتان نیستید.
تمامی نسخه های یک سند در شیرپوینت ذخیره می شود و امکان دستیابی به تمامی اطلاعات (سند اصلی و ویرایش شده ها) در بازه های زمانی مختلف میسر است.
