۱۰ نکته برای تسلط و مدیریت زمان در محل کار
همگی ما مشکلات مدیریت زمان را در محل کار تجربه کردیم. هر روز امیدوار و خوشحال از خواب بیدار می شویم و زندگی کاری خود را آغاز می کنیم، اما این تمام ماجرا نیست. زیرا در این بین تهیه صبحانه، ورزش صبحگاهی، حمام، اتو لباس، ترافیک و ده ها عامل دیگر دست به دست یکدیگر می دهند تا شما با تاخیر چند دقیقه ای بر سر میز خود در شرکت حاضر شوید.
در این لحظه نا امید می شوید، استرس عجیب در شما افزایش می یابد و در نهایت تمرکز شما را به هم می ریزد. پروژه ای که عقب افتاده، جلسه ای که پیش رو دارید، ایمیل هایی که باید پاسخ دهید و… یک لحظه صبر کنید!!! یک نفس عمیق بکشید.
ادامه این روند برای جسم و هم برای روح شما بسیار خطرناک است. لبخند بزنید و راه حلهای گفته شده را انجام دهید…
خبر خوب این است که روش هایی برای بازپس گیری ساعات به ظاهر گمشده روز وجود دارد. وقت خود را خودتان مدیریت کنید. به جای اینکه زمان به عنوان مدیری سختگیر نظاره گر شما باشد و در نهایت با لبخندی مرموز به شما بگوید “امروز هم نتوانستی”!!! برای شروع ۱۰ نکته برای مدیریت زمان در محل کار را باید بدانید و تلاش کنید که حتما آنها را رعایت و اجرا کنید.
موارد مدیریت زمان در محل کار :
1.بررسی نحوه عملکرد در شرایط عادی روزانه
اگر می خواهید زمان را در دست بگیرید ابتدا باید بفهمید که چگونه وقت خود را میگذرانید. ۲۴ ساعت روز خود را بررسی کنید و آنها را یادداشت کنید و این کار را به مدت یک هفته انجام دهید تا به آنالیز کامل برسید. استثناها را یادداشت نمایید و دلیل وقوع آنها را بررسی نمایید. ابزار های آنلاین به مانند وب سرویس شیرپوینت می تواند در نوشتن، دسته بندی و وارد کردن اطلاعات روز به شما کمک کند این حسابرسی ها به شما کمک می کند تا…
- می توانید مدت زمان کاری را مشخص کنید.
- کارهای زمانبر را شناسایی کنید.
- فعالیت هایی که پر بازده هستند را بشناسید.
- فعالیت های غیر مولد را لیست کنید مانند گفتگو با همکاران یا تفکر بی نتیجه در مورد یک کار
- زمان های خالی و یا پِرت را یادداشت کنید.
- روتین و برنامه هفتگی خود را حدودی شناسایی کنید.
با بررسی یک هفته از آغاز آن تا جمعه یک لیست کامل از رفتارها و عملکرد خود دارید، مدت زمان صرف شده برای هر کاری کاملاً مشخص است. در گام اول شما برای مراحل بعدی آماده می شوید، زیرا می دانید چه روزی برای چه کاری مناسب است. به طور مثال شبی که با حرکات یوگا خوابیده اید برای فردایی خود را آماده کرده اید که نیازمند تمرکز بالاست.
2.تنظیم یک برنامه روزانه و تعهد به آن
این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار بسیار مهم است. اصلاً روز خود را بدون این که یک لیست کامل و منظم از برنامه کاری داشته باشید شروع نکنید. هر روز قبل از ترک میز یک لیست دقیق بر اساس تسک های کاری خود ایجاد کنید. این کار به شما کمک می کند تا به محض ورود به محیط کار ذهنی منسجم و دقیق داشته باشید.
مدیریت وظایف در شیرپوینت می تواند در این حوزه به شما کمک کند تا تمام شرح وظایف روزانه یا هفتگی خود را به صورت کامل درک کنید و یا حتی با مدیر بالادست به اشتراک بگذارید.
یادداشت شرح کاری از روز قبل باعث می شود تا ناخودآگاه انسان در خواب به سمت آن حرکت کند و مغز را در خواب درگیر نماید، بدون این که جسم خسته شود. این کار باعث شده تا صبح با بینش و تفکری جدید روز خود را آغاز کنید زیرا ذهن کاملاً آماده انجام کار است.
اگر نمی توانید این لیست کاری را از روز قبل تهیه کنید، خرده ای خود نگیرید. آن را هر روز اول وقت انجام دهید. بعد از مدتی متوجه خواهید شد همین مدت زمان کم، که ذهن چارچوب مند می شود، چه تاثیری در بهبود مدیریت زمان شما دارد.
3. اولویت بندی عاقلانه
اولویت بندی برای مدیریت زمان در شرایطی موفقیت آمیز است که لیست کاری خود را هوشمندانه بچینید.در وهله اول کارهایی که نیاز نیست در ابتدا روز انجام دهید را حذف کنید. سپس سه کار مهم روز خود را مشخص کنید و آنها را بر اساس اولویت وارد شیرپوینت کنید و سپس اقدام به کار کنید و مطمئن شوید که آن سه کار در انتهای روز کاری تیک خواهند خورد.
لیست کاری خود را ارزیابی کنید و اطمینان حاصل کنید که بر اساس اهمیت یک کار و نه بر اساس ضرورت آن مرتب سازی شده است. مسئولیت های مهم، از دستیابی به اهداف پشتیبانی می کند، این درحالی است که مسئولیت های فوری، نیاز به توجه فوری و اورژانسی دارد و صرفاً برای رسیدن اهداف شخص دیگر است. در ابتدا باید بر روی فعالیت هایی که اهداف شما را پشتیبانی می کند، متمرکز شوید.
• ماتریس مدیریت زمان
یک مربع بکشید و آن را به چهار قسمت، تقسیم کنید. در هر ربع یک نوع شرح وظیفه را یادداشت کنید. در ربع اول کارهای مهم و ضروری، ربع دوم برای کارهای مهم اما غیرفوری، ربع سوم کارهای فوری که مهم نیستند و ربع پایانی مربوط به کارهای فوری اما بی اهمیت است. پس از وارد کردن هر تسک کاری در ربع های مربع، ارزیابی کنید و از خود بپرسید “اکنون که در حال گذراندن وقت خود هستم، تمرکز خود را بر روی چه کاری قرار داده ام؟” شما زمانی می توانید اولویت بندی کنید که هر تسک را بفهمید و ماهیت آن را میشناسید.
• کارهای مهم و فوری: این وظایف مهلت های مهم با فوریت بالا هستند و باید بلافاصله آنها را تکمیل کنید.
• کارهای مهم اما غیرفوری: این موارد مهم هستند اما نیازی به اقدام فوری ندارند و باید با استراتژی سازی بلند مدت آنها را در مرور زمان تکمیل کنید. در واقع این قسمت، وقت بیشتری را در طول روز از شما خواهد گرفت.
• کارهای فوری اما بدون اهمیت: این کارها را به حداقل برسانید آنها را به افراد پایین دست خود واگذار کنید و یا خیلی زود آنها را انجام دهید. این کارها دقیق و بخش عظیمی از حواس پرتی شما در طول روز به حساب می آیند و ناشی از برنامه ریزی ضعیف دیگران است.
• کار های فوری اما بی اهمیت: این فعالیت ها در طول روز هیچ ارزشی ندارند و باید تا حد امکان آنها را از بین برد.
4.گروه بندی کردن کارهای مشابه
برای انجام کارهای مشابه یک گروه خاص ایجاد کنید و همگی آنها را در آن بگنجانید. به طور مثال اگر پاسخ دادن به ایمیل، برقراری تماس های تلفنی و تشکیل پرونده همگی در یک گروه شرح وظیفه جای می گیرند و شما باید روزانه آنها را انجام دهید. پس از تعیین ساعت مشخص به صورت اولویت بندی شده اقدام به کار کنید و تا قبل از آن اعلان های دریافت ایمیل و یا تماس تلفنی را خاموش کرده تا موجب حواس پرتی شما نشود.
5.فقط یک وظیفه را دنبال کنید
یکی از ساده ترین نکات مدیریت زمان در محل کار این است که فقط بر روی یک تسک متمرکز شوید. این کار می تواند یکی از سخت ترین کارها باشد. در این هنگام تمام حواس پرتی ها را مسدود کنید. اگر این کار را انجام ندهید مغز همزمان به کار های مختلف می اندیشد و در عین کاهش بهره وری، کیفیت کار تمام شده نیز مطلوب نیست و البته که اصلاً در مدت زمان تعیین شده کار به پایان نخواهد رسید. برای بهبود فعالیت نفس عمیق بکشید و تنها یک کار را انجام دهید و تمام تمرکز تان را برای آن بگذارید.
6.اختصاص زمان برای هر تسک
برای هر کار و وظیفه یک زمان محدود اختصاص دهید. این کار تنها با بررسی دقیق آن و با تکیه بر آن یک هفته اول، میسر میشود. در مورد کارهای جدید که هیچ نگرانی در مورد آن ندارید نیز استرس نداشته باشید. با آزمون و خطا می توان به زمانی دقیق رسید. اما برای افزایش بهره وری و افزایش کیفیت کار و جلوگیری از خسته شدن ذهن برای هر تسک علاوه بر محدودیت زمانی کار یک محدودیت زمانی استراحت نیز تخصیص دهید.
به طور مثال بعد از هر ۳۰ دقیقه کار ۵ دقیقه را صرف استراحت کنید. این بخش های کوتاه در کار در طولانی مدت باعث خواهد شد تا ذهن فشار کاری را به آن شدت که قبل بوده، دریافت نکند و خسته نشود. استراحت های مکرر و سپس کار با تمرکز بیشتر نتیجه ای جز کاهش فشار روانی و حفظ انگیزه نخواهد داشت.
7.زمان استراحت تعریف کنید
یکی از لذت بخش ترین نکات مدیریت زمان در محل کار تعیین زمان استراحت است. پس هنگامی که یک تسک را به طور کامل به اتمام رساندید، اینک نوبت آن است که ذهنتان را از آن کار فارغ کنید. نفس عمیق بکشید و اگر فضای کوچک دارید چند لحظه مدیتیشن کنید و یا حتی یک پیاده روی ساده در همان محیط شرکت و صرف یک لیوان چای می تواند ایده ای مفید و خلاقانه باشد.
8.نه گفتن را بیاموزید
بعد از چیدمان چارت کاری و اولویت بندی ها اینک نوبت آن است که نه گفتن را بیاموزید. شما تنها خودتان می دانید که چگونه می توانید زمان تان را مدیریت کنید و بر روی کارهای مهم متمرکز شوید. رد کردن یک درخواست کاملا معقول است و این کار را از خود دریغ نکنید، اما اگر کاری به شما پیشنهاد شد و شما در حین انجام کاری غیر مهم و غیر ضروری بودید از انجام آن و پذیرش مسئولیت نهراسید.
اگر امکان گفتن نه را ندارید، می توانید آن کار را دریافت و با همکاران تان و یا هم تیمی های خود به اشتراک بگذارید. کار تیمی نیز مهارتی بزرگ و قابل ستایش است.
9.منظم شوید
اگر همیشه بر روی میزتان کاغذ های زیادی وجود دارد، این را بدانید که بخش زیادی از زمان خود را در طول روز صرف پیدا کردن یک یادداشت خواهید کرد. منظم شوید و آن را در کار خود اجرایی کنید. وب سرویس sharepoint می تواند در این کار به شما و کسب و کارتان کمک کند.
همین کاغذ های متعدد بر روی میزتان چیزی جز آشفتگی در ذهن نخواهد داشت. با استفاده از فرم ها و لیست ها و حتی فرآیند های گردش کار شیرپوینت می توانید حجم زیادی از کاغذ ها را از روی میزتان حذف کنید و این کار شگفت انگیز است.
10. حواس پرتی ها را از بین ببرید
حواس پرتی ها زیاد است، اما با خود عهد ببندید که پس از شروع به کار تا جایی که امکان دارد از حواسپرتی ها فاصله بگیرید. پیام رسان ها، وبگردی ها، همکاران، ایمیل ها، تماس های غیرضروری و دهها مورد دیگر که تنها باعث حواس پرتی شما و گذر زمان بدون مدیریت خواهد شد.
قبل از شروع به کار اگر می شود در اتاق تان را ببندید، پیام رسان ها را مسدود کنید و تماس تلفنی غیر ضروری را برای زمان استراحت اصلی بگذارید و حتی کاغذهای روی میز تان را مرتب کنید.
قدم های کوچک بردارید و برای هر هفته یک حواس پرتی را برای کم کردن، انتخاب کنید و وقتی آن را بعد از یک هفته از بین بردید و بر آن پیروز شدید به سراغ مورد دوم بروید. این کار در عین دادن انگیزه به شما که پیروز شده اید، نظم را وارد زندگی شما خواهد کرد.
