سامانه مدیریت ماموریت در شیرپوینت
یکی از امکاناتی که سامانه ماموریت شیرپوینت به کاربرانش می دهد، امکان اعلام مدیریت، نظارت و گزارش گیری از ماموریت پرسنل است. ماموریت هر چیزی می تواند باشد از شرکت در یک سمینار یا کلاس آموزشی تا حضور در بانک و یا حتی سفر کاری. ماهیت کار کاملا یکسان است. شما باید در یک فرم ساز، فرمی را ایجاد کنید و فرد را انتخاب نمایید.پس از انتخاب شخص مورد نظر، فرآیند گردش کار در کارتابل فرد نمایان می شود و به او اطلاع می دهد.
ساخت فرم ماموریت در شیرپوینت
فرم سازهای معروف و پرطرفداری وجود دارد مانند فرم ساز اینفوپث INFOPATH، فرم سازBPC POWER FORM و فرم ساز نینتکس NINTEX. شما می توانید در هر ۳ فرم ساز درخواست را ایجاد کنید. تفاوتی که در این سه فرم ساز وجود دارد در نحوه آزادی عمل و اطلاعاتی است. که شما به عنوان مدیر بالادست نیت تدوین آنها را دارید.
همانطور که قبلاً در توضیحات فرم ساز اینفوپث بیان کرده ایم، ابزاری است که به صورت پیش فرض در Sharepoint وجود دارد. فرم سازBPC POWER FORM به گونه ای طراحی شده که برای مدیریت چند لیست در یک فرم مناسب است، اما نینتکس NINTEX که قوی ترین فرم ساز حال حاضر است، قابلیت ها و امکانات فوق العاده ای دارد.
تصمیم اینکه کدام فرم ساز را انتخاب کنید، بستگی زیادی به چهارچوب کار دارد.
چه اطلاعاتی در فرم ماموریت لازم است؟
تعریف ساده مأموریت این است که شما کارمندی هستید که در یک سازمان مشغول به کار می باشد و برای رسیدن به اهداف مجموعه گاهی مجبور می شوید که محل کار خود را ترک کرده و کاری را انجام دهید، اما این تعریف به نسبت ساده دارای چهارچوبی خاص است که متناسب با هر پروژه ماهیت آن متفاوت است.
در این مقاله مثال فردی را بررسی خواهیم کرد که برای انجام کاری در راستای اهداف شرکت باید به شهر دیگری سفر کند. اطلاع دادن به فرد از طریق فرم ساز و درج در کارتابل پرسنل به صورت اتوماتیک که شما در تاریخ معین شده باید عازم سفر شوید، اما اطلاعات بیشتری پیش از رفتن به ماموریت لازم است که همگی آنها باید در فرم وارد شود، این اطلاعات می تواند به صورتی دستی و سیستمی باشد. مانند…
- علت سفر
- شهر مقصد
- محل استقرار
- مدارک همراه
- وسیله ایاب ذهاب
- فرد ملاقات کننده
- تاریخ رفت و برگشت
- تعداد روزهایی که باید در ماموریت بماند
- و …
پس از اعلام کارشناس به سفر، اینک نوبت به جمع آوری و گردآوری اطلاعات سفر است.. شیرپوینت این امکان را فراهم کرده که بتوانید هر نوع اطلاعاتی از قبیل متن، نوشته، عکس یا فایل PDF را وارد کنید. پس کافی است تا وارد فرم ماموریت سازمانی شوید و در صورتی که مدیر بالادست این امکان را برای شما فعال کرده باشد اطلاعات را بارگذاری کنید.
بارگذاری اطلاعات در هر مکان
در صورتی که دسترسی به اینترنت داشته باشید، می توانید در هر مکانی، اطلاعاتتان را به اشتراک بگذارید. وب سرویس شیرپوینت نیازی به نصب در کامپیوتر و یا تلفن همراه ندارد. فقط با استفاده از یک مرورگر و اینترنت فضا را برای بارگذاری و انتقال اطلاعات آماده کرده است.
درخواست اضافه در یک فرم
شما به عنوان فردی که در مأموریت هستید این امکان را دارید که هر نوع درخواستی را که به صورت پیش فرض در فرم برای شما در نظر گرفته نشده است را ایجاد کنید. با ایجاد این درخواست اطلاعیه ای به مدیر مربوطه خواهد رفت و او را با خبر خواهد کرد و در نهایت پس از تایید و یا رد آن درخواست، نتیجه کار به شما گزارش خواهد شد.
گزارش گیری از فرم های سامانه ماموریت
در پایان مأموریت می توانید بر اساس اطلاعات دریافتی گزارشی کامل را مشاهده کنید. تعداد روزهای صرف شده، مبالغ هزینه شده و هر موضوع دیگری امکان گزارش دهی دارد. از دیگر ویژگی هایی که وجود دارد امکان تعیین فرد جایگزین توسط مدیر مربوطه در حین ماموریت است.همچنین می توانید در انتهای پروژه پیوست تکمیلی از گزارش را در اختیار داشته باشید. رد یا تایید درخواست ها در این پروژه نیز از دیگر امکانات قابل ذکر در شیرپوینت است.
جمع بندی
با استفاده از ویژگیهایی که شیرپوینت برای سازمان ها در نظر گرفته است، می توانید برای هر سازوکار فرمی را طراحی کنید و از این فرم به دفعات متعدد استفاده کنید. ثبت و پیگیری مأموریت ها از موارد ساده ای است که تمام فرم سازها در نظر گرفته اند. این ابزار پاسخی مناسب و کامل برای نیازهای سازمانی است.
پس از تعریف چارت سازمانی در شیرپوینت این امکان وجود دارد که بعد از ثبت و ایجاد هر ماموریت با توجه به ساختار سازمان، فرآیندهایی را جهت تایید و یا رد درخواست تعریف نمایید. اطلاع رسانی های هوشمند در وب سرویس شیرپوینت به تمام اعضا اجازه می دهد تا روند درخواست خود را پیگیری کنند و به محض تایید و یا رد درخواست از نتیجه آن باخبر شوند.