چابک سازی سازمان با شیرپوینت
چابک سازی یا Agility، یک تکنیک در توسعه شرکت هاست؛ به این منظور که هر اقدامی که صورت میگیرد بر اساس یک نیاز درون سازمانی و یا درخواستی از خارج مجموعه است؛ پاسخ دهی به آن نیاز و رفع آن کمبود و در نهایت بررسی نتیجه را یک روند و همچنین فرایند چابک سازی سازمان مینامند.
در واقع اگر بخواهیم روند چابک سازی را مرحله به مرحله ساده سازی کنیم، اینگونه خواهد بود که سازمان و یا حتی یک واحد کوچک سازمانی با یک سوال و چالش روبرو می شود، که اسم آن را “نیاز” می گذاریم. برای حل و رفع این نیاز، ما نیازمند برنامه ریزی هستیم و نیز اینکه باید آن را مرحله به مرحله بشناسیم.
این روند بسته به حساسیت موضوع متفاوت است و نیازمند صرف زمانی متناسب با طرح مسئله است. طراحی و توسعه، گام دیگریست که پس از شناخت ماهیت نیاز رخ میدهد و در نهایت پاسخ قطعی به سوال که حل مسئله است. انتشار و یا تزریق جواب به مجموعه و در نهایت مهمترین کار تحلیل و بررسی عملکرد افراد و حتی مجموعه در پاسخ منتشر شده است، که آن را گزارش گیری و آنالیز بازخورد می نامیم.
اگر دقت کرده باشید این چرخه هیچگاه پایان ندارد، زیرا مجموعه همواره در حال بررسی، آنالیز و ارائه راهکاری جدید است. متد Agile فرآیندی مدرن است که در بازه های زمانی مختلف، پاسخ جدید و بهتری را وارد سیستم می کند.
تعریف چابک و چابک سازی در سازمان
مبحث چابکی سازمان یا همان Organizational Agility مسئله ای مهم در مدیریت زنجیره تامین و مدیریت تولید اطلاعات است که مربوط به تئوری های سازمان و مدیریت آن می شود. در واقع هرچه مدیریت این بخش بهتر و با دید بازتری انجام گیرد واکنش اثربخش تری در حین مواجهه با نیاز، شاهد خواهیم بود. شاید بتوان اینگونه گفت که قبل از وقوع هر نیازی، آن مورد پیش بینی شده است.
معیار شناسایی سازمان های چابک چیست؟
با توجه به صحبت های گفته شده در پاراگراف های بالا می توان سازمانی را چابک دانست. که توانایی واکنش و پاسخ دهی به تغییرات پیش بینی نشده را داشته باشد و بتواند در زمانی کوتاه از این تهدید، یک فرصت برای رشد و پیشرفت بسازد. قابلیت های فردی، مدیران آموزش دیده، ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری برای رسیدن به تغییرات سریع بسیار احساس می شود. حتی می توان گفت لازمه این رشد هستند و اگر هر یک از این آیتم ها در مجموعه نباشد، آن سازمان محکوم به نابودی خواهد بود.
قابلیت های فردی در چابکی سازمان
فعالیت در یک کار تیمی همواره چالشی بزرگ برای ایرانیان است. متکی بودن به خود و عدم انطباق مناسب با دیگر افراد ممکن است در طول مسیر، چالش هایی را برای سازمان به وجود آورد. اما قابلیت های فردی در این بین همچنان پررنگ هستند و نیاز آنها حس می شود. خلاقیت، تفکر بر پایه منطق، تحقیق و حتی شناخت دقیق هر معضل ویژگی هایی است که عموما همگی در یک فرد قابل مشاهده نیست. پس قابلیت های فردی را می توان با متمرکز کردن بر روی یک هدف شکوفا کرد.
مدیران آموزش دیده برای توسعه سازمانی چابک
نحوه مدیریت و رهبری یک تیم، همواره اهمیت دارد. آموزش های کاربردی در این زمینه می تواند به مدیر کمک کند تا متناسب با هر طرح سوال به بهترین شکل وظایف را تخصیص دهد و با همکاران خود تعامل بهتری را برقرار کند. تجربه و دانش دو عامل موفقیت گروه است؛ علم به همراه تجربه و شخصی سازی مناسب دانش، متناسب با نیاز و خواسته فقط در یک فرد خبره قابل دستیابی است.
ابزار های سخت افزاری و نرم افزاری برای تسریع روند
هرچند که قابلیت های فردی و مدیریتی قوی داشته باشید، پیدا کردن راه حل در زمان کوتاه غیر ممکن است. تکنولوژی به شما کمک می کند تا بتوانید از تمامی موارد گفته شده به بهترین شکل استفاده کنید، اطلاعات را وارد کنید و به راحتی آنها را اولویت بندی نمایید؛ در این مرحله دستیابی به پاسخ، سریع تر خواهد بود.
پیگیری هر فرد، دریافت گزارشات، ادغام و یا جمع بندی کارها، گفتگو با افراد حاضر در آن پروژه و در نهایت نتیجه گیری به صورت پیشرفته و آنلاین، زمان را به راحتی از گردونه رقابت ها خارج می کند و سرعت تیم را برای رسیدن به راه حل افزایش می دهد.
شیرپوینت ابزاری برای چابک سازی سازمان
شیرپوینت ابزاری کاربردی است که به تمامی شرکت های بزرگ و کوچک در رشد و توسعه کمک می کند. این ابزار به گونه ای طراحی شده که بدون در نظر گرفتن حجم مجموعه به آنالیز اطلاعات می پردازد. سازمان های چند دفتری و یا حتی یک دفتر کوچک به خوبی می توانند بر این بانک اطلاعاتی تکیه کنند.
توانایی در پاسخ سریع تر به مشتری، عکس العمل به موقع و سریع در مواجهه با شرایط غیر عادی، ایجاد فضای خلاقیتی و آزادی عمل به کارمندان، افزایش سرعت و راندمان پرسنل در سازمان ها از جمله دلایل نیاز به چابکی است.
حال که متوجه شدیم چرا باید چابک سازی در هر شرکت و سازمان وجود داشته باشد، به راهکارهایی که شیرپوینت پیش روی کاربرانش قرار می دهد خواهیم پرداخت.
تمرکز بر روی استفاده از سیستم یکپارچه
چابک سازی سازمان به معنای تولید محصولی خاص و ناب در سیستم های کامپیوتری نیست، بلکه مفهومی است که باید آن را در یک سیستم کامپیوتری، چه نرم افزاری و سخت افزاری، پیاده سازی کرد. شیرپوینت این موضوع را به خوبی می داند و امکان پیاده سازی و استفاده از آن را به راحتی برای کاربرانش قرار داده است.
هرآنچه که برای جمع آوری اطلاعات، بایگانی، آمارگیری و حتی ایجاد ارتباطات درون سازمانی می خواهید در وب سرویس شیرپوینت وجود دارد. این سیستم یکپارچه به تمامی افراد حاضر در یک مجموعه اجازه می دهد تا داده های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. پرتال های عمومی، خصوصی و حتی نیمه خصوصی از امکانات بارزی است که در این پلتفرم قرار داده شده است.
امکان گسترش و توسعه پلتفرم
چابکی، یک تغییر الگو در مراحل کار است. گسترش و توسعه یک پلتفرم متناسب با هدف یا اهداف سازمانی به خوبی در این وب سرویس نهادینه شده است. هدف را در ذهنتان مشخص کنید و آن را به راحتی در شیرپوینت پیاده سازی کنید. ساخت گروه خصوصی جهت تبادل اسناد و پیگیری هر پروژه به صورت مرحله به مرحله از جمله موارد پرکاربرد برای دستیابی به توسعه و گسترش یک پلتفرم است که به صورت پیش فرض در این ابزار وجود دارد.
عدم وابستگی به شرکت های نرم افزاری
چابکی، نوآوری مرحله ای در فرآیند تغییر است. هر نرم افزار برای ارائه خدمات خاص، طراحی شده است که قطعاً نیاز شما به عنوان یک سازمان چابک فراتر از آن ویژگی ها خواهد بود. پس درخواست ایجاد تغییرات، ساده ترین اتفاقی است که عملی می شود اما در ۹۰ درصد مواقع با جواب قاطع “خیر” مواجه خواهید شد. این جواب به چند علت ساده است. عدم امکان توسعه برنامه نویسی نرم افزار، درخواست بودجه زیاد و یا حتی نیاز به زمان طولانی برای توسعه نرمافزار متناسب با خواسته شما.
جمع بندی این موارد خبر از عدم چابکی همان سازمان توسعه دهنده نرمافزار دارد، که در اینجا مایکروسافت تمامی مراحل را با موفقیت پشت سر گذاشته و شما نیازمند طی کردن این مراحل نخواهید بود.
تفکیک پیام ها در فضای مجازی کارمندان
چابکی در وهله اول در ارتباط با قابلیت های سازمان است و ساختار، فرآیند و انسان ها از جمله موارد کلیدی آن هستند. وب سرویس Sharepoint به گونه ای طراحی شده است که هر پیام مربوط به آن فرم یا پروژه به صورت مستقل در صندوق پیام همان فرم یا پروژه ذخیره می شود.
تفکیک پیام ها امکانی است که در افزایش تمرکز و راندمان پرسنل تأثیر مستقیم دارد، برای اطمینان از این گفته کافیست آن را امتحان کنید. هیچ پیامی گم نخواهد شد و از همه مهمتر هیچ پیامی بدون جواب نخواهد بود.
عدم نیاز به آموزش نیروی جدید
چابکی، یک مفهوم کل نگر است. در وب سرویس شیرپوینت همه چیز ساده سازی شده است و شما می توانید در کوتاه ترین زمان آن را مدیریت کنید. نیازی به مشاهده ویدیو های آموزشی در ساعات طولانی و یا حتی شرکت در جلسات آموزشی به صورت حضوری نیست. همه چیز در گام های ساده با توضیحاتی فارسی در همان صفحه قرار داده شده است.
گزارش گیری دقیق سازمانی
چابکی یک پاسخ کاملاً استراتژیک است، مهمترین معیار برای اینکه متوجه شوید پاسخ داده شده برای هر نیاز چقدر مفید بوده است گزارش گیری و تحلیل بازخورد است. در این ابزار شما با چند کلیک ساده می توانید بازخورد را مشاهده و تحلیلی دقیق از آن داشته باشید. این چرخه تا هر زمانی که بخواهید در حال پیشرفت است و فقط خود شما هستید که میتوانید آن را متوقف کنید.
هر اطلاعاتی که وارد یک سیستم تحلیل گر می شود را نمی توان به خوبی آمارگیری کرد و ساختار اطلاعات وارد شده اهمیت دارد. شیرپوینت این موضوع را زیر پا گذاشته و از هر نوع داده ورودی، گزارش دقیق خروجی ارائه می دهد.
