راهکارهای شیرپوینت برای مدیریت منابع انسانی
عظیم ترین منبع و قدرت هر سازمان، نیروی انسانی باانگیزه است. سازمان ها در تقابلی با یکدیگر مواجه هستند و جذب نیروی با انگیزه بسیار ملموس در حال وقوع است. از طرفی عدم سکون، مکانیزه کردن، هوشمند سازی و یکپارچه سازی اطلاعات از نیازها و خواسته هایی است که هر کارمندی دارد و شرکت ها و سازمان ها در هر لحظه به این سمت میل پیدا می کنند تا به چشم انداز و هدف نهایی خود که رشد و پیشرفت است، دست یابند.
در فضایی که در میان سازمان ها، رقابت سرشار است. تنها عاملی که مزیت رقابتی محسوب می شود منابع انسانی پویا و فعال است. آنچه که باعث رشد و خلاقیت خواهد شد استفاده از ابزارهای توسعه دهنده و مدیریت آسان است. افزایش حجم اطلاعات و عدم توانایی در کنترل آن از کارمند خلاق و پویا فردی عبوس می سازد.
شما موظف هستید تا با استفاده از ترفند های مختلف، از این امر جلوگیری کنید. اما سوال مهم این است که چگونه این هدف را تحقق بخشید و به آن جامه عمل بپوشانید…
مدیریت منابع انسانی چیست؟
در ابتدا باید به معنا و مفهوم این عبارت از بُعد دیگری نگریست. افراد از هر جنس و سلیقه ای، در یک سازمان گرد هم می آیند. جذب، پرورش، ارتباط و به کارگیری آنها در واحد های مختلف نیازمند دانش است که ارزش آن روزانه در حال افزایش است. اما ابزارهایی در این زمینه کمک حال مدیران و صاحبان کسب و کارها وجود دارد.
ایجاد ساختاری مشخص بر پایه خلاقیت و کیفیت در تمامی زمینه ها، کار را برای رشد آسان خواهد کرد. حل مسائل پایه و اولیه به صورت پلکانی باعث رشد و تعالی سازمان ها خواهد شد. مدیریت ارتباطات بهینه بین پرسنل در یک کسب و کار از دیگر موارد مهمی است که باعث ایجاد فضایی نوآورانه خواهد شد. زیرا عاری از هرگونه اصطکاک است.
مدیریت وظایف و تخصیص وظیفه ها به صورت هوشمندانه یا حتی داوطلبانه به شما این اجازه را می دهد تا بتوانید حداکثر بهره وری را از هر کارمند داشته باشید، زیرا درخشان ترین استعداد هر فرد را در تحقق آن هدف، پرورش داده اید و یا در آن راستا به کار گرفته اید.
با توجه به موارد بیان شده و بررسی آنها می توان مدیریت منابع انسانی را مجموعه فعالیت هایی دانست که منسجم، یکپارچه و مشخص هستند و هدف آنها بهبود و توسعه زندگی کاری هر نیروی انسانی در کسب و کار است. این مجموعه فعالیت ها چه ویژگی دارند؟ و چگونه می توان افراد را در این مسیر حرکت داد؟
استفاده از ابزار های آنلاین و هوشمند
در چرخه توسعه و مدیریت نیروی انسانی یکپارچگی حرف اول را می زند. در صورتی که همه اتفاقات، فرآیندها و درخواست ها به صورت کاملاً انسجام یافته قرار گرفته باشند و افراد با پیروی از آن پروتکل ها در کوتاه ترین زمان به خواسته خود برسند، می توان آن کسب و کار را موفق دانست کسب و کارهای سنتی دیگر حرف جدیدی برای گفتن ندارند. و در صورت عدم استفاده از ابزار های هوشمند و به روز محکوم به نابودی می باشند و در حال کشیدن نفس های آخر خود هستند.
مدیریت موارد درون سازمانی به شکل آنلاین، فرصت ها و مزایای دارد که ابتدای ترین آن جلوگیری کردن از هدر رفت زمان کارمندان و پیشگیری کننده از گردش اضافه افراد در محیط شرکت است. اما قطعا مزایا به این شکل پیش پا افتاده نیست و می توان مهم ترین آن را دسترسی سریع به اطلاعات دانست که خود ارزشی باور نکردنی دارد.
شیرپوینت ابزاری کارآمد در مدیریت منابع انسانی
مایکروسافت برای کسب و کارها ایده ای خلاقانه و موثر دارد که با استفاده از آن می توانید بسیاری از نیازها و خواسته ها را در قالب یک فرم و ساختار از پیش تعیین شده در آورید و در هنگام نیاز از آنها استفاده نمایید. ارتباط چند جانبه در گروه های خصوصی مربوط به هر پروژه، شرح وظایف، ارزیابی عملکرد، فرم استخدام، سیستم رزرواسیون غذا، مدیریت مرخصی ها و مأموریت ها، بانک اطلاعاتی و فرم پرسنلی هر کارمند از حداقل موارد درون سازمانی که در حوزه مدیریت منابع انسانی در شیرپوینت قابل استفاده است.
تبادل اطلاعات در وب سرویس sharepoint بسیار آسان است به گونه ای که به محض آپلود یک فایل از طریق شیرپوینت، اطلاع رسانی های لازم برای دیگر کاربران که به این حوزه دسترسی دارند ارسال خواهد شد و آنها را با خبر خواهد کرد.
مدیریت مرخصی ها در شیرپوینت
همانطور که در مقاله مدیریت مرخصی ها بیان کردیم می توان با استفاده از فرم سازها، ساختاری را به صورت پیش فرض ایجاد نمود و متناسب با جایگاه هر فرد از نظر سازمانی درخواست مرخصی به مدیر بالادست ارجاع گردد. بایگانی کامل تمام اطلاعات مرخصی ها، تعداد روزهای باقی مانده و هر آنچه که در این زمینه نیاز است همگی در شیرپوینت قابل کنترل و نظارت است.
مدیریت ماموریت در شیرپوینت
هر آنچه که در مورد هر ماموریت نیاز است، در فرم ساز های شیرپوینت قابل اجراست و تمامی آن داده ها به صورت کاملا خودکار در شیرپوینت ذخیره سازی می شوند. درج طلاعات از راه دور (تحت بستر اینترنت) امکانی است که در کمتر ابزاری به صورت کاملا هوشمندانه وجود دارد.
ارسال فایل پیگیری گزارشات، شرح وظایف، اعطای وظیفه های جدید و یا حتی جایگزین کردن فرد با پرسنل انتخاب شده و معرفی کردن وسیله ایاب و ذهاب و بودجه در نظر گرفته شده از حداقل مواردی است که فقط در مدیریت ماموریت در شیرپوینت قابل استفاده است و این کار چیزی جز مدیریت هوشمندانه منابع انسانی و نیروی کار نیست.
ارزیابی عملکرد پرسنل با شیرپوینت
ابزارهای تحلیل گری در شیرپوینت وجود دارد که براساس اطلاعات وارد شده در هر فرم یا لیست، گزارشی کامل را به شما ارائه می دهند. جدول های آماری دقیق که تحلیلی جامع و کامل را در زمانی کوتاه پیش روی شما به نمایش در خواهند آورد. در این ابزارهای گزارشگیری می توانید پویایی هر فرد را به درستی بسنجید و برای توسعه فردی هر کارمند براساس تحلیل های موجود راهکاری را پیاده سازی کنید.
بررسی کم کاری در برخی زمینه ها، عیب یابی آنها بر اساس اتفاقات گذشته و حتی تطبیق آن با ساعت ورود و خروج و حتی مرخصی ها را تنها می توانید در شیرپوینت تجربه کنید.
می توانید براساس گزارشات دریافتی، الگوهای تعالی برای هر واحد سازمانی را به صورت کاملاً مستقل و یا سازمان را به صورت یکجا مشخص کنید. تا کارکنان با رغبت بیشتری کار خود را به پیش ببرند. نظرسنجی ها و حتی تشکیل گروه هایی با ماهیت مشورت با همین مضامین در شیرپوینت نیز تجربه های منحصر به فرد در راستای فرهنگ سازمانی است. نوآوری و بهبود مداوم را در دستور کار قرار دهید و آن را جزئی از مفاهیم بنیادین سازمان بدانید.
ساخت هر نوع فرم برای مدیریت منابع انسانی
هر نوع فرم و یا لیستی که بخواهید را می توانید در شیرپوینت شکل دهید. سیستم رزرواسیون غذا یکی از امکانات جالبی است که در اکثر سازمان های بزرگ اغلب به صورت دستی و سنتی انجام می پذیرد. اما با اتوماتیک کردن آن می توانید شکلی جدید و نو به آن ببخشید. مزیت جذاب همین امر می تواند انگیزه های شگفت را برای کارمندان ایجاد کند. اینکه هر کارمند به صورت اتوماتیک غذای روز خود را انتخاب کند. و بتواند در همان فرم لیست غذا های درخواستی خود را در روزهای گذشته مشاهده کند تغییری نوین و جذاب است.
بدون شک بهره گیری از تکنولوژی در هر سازمانی کمک می کند. تا در آینده، کارکنانی را تربیت نمایند که استعدادهایشان را شکوفا کرده و همگی با به کارگیری آنها عملکردی اثربخش برای سازمان خواهد داشت. اهمیت به سرمایه های فکری هر فرد و بهره گیری از دانش افراد تنها با نظم دهی و ایجاد ساختارهای هوشمند آن صورت می پذیرد.
شیرپوینت توانسته در تمام این امور به صورت کاملاً مستقل عمل کند و به شدت موفقیت آمیز باشد.برای فع نیاز امروزه سازمان ها و نگرش هر پرسنل به آینده کسب و کار امکانی است، که تنها با فراغ بال رخ می دهد و شیرپوینت با ایجاد این ساختارها و صرفه جویی ها در زمان، مدیریت نیروی انسانی را برای همگان آسان کرده است.
