تقویم کاری در شیرپوینت
استفاده از تقویم و تاریخ بر هیچ کس پوشیده نیست و این را قطعا می دانید که زمان بندی کردن کارها چه مقدار در نظم بخشیدن به امور اهمیت دارد. یکی از قابلیت هایی که در وب سرویس شیرپوینت وجود دارد “تقویم کاری” است. در این مقاله به بررسی تقویم در شیرپوینت خواهیم پرداخت و ویژگی های آن را بررسی خواهیم نمود.
شیرپوینت سامانه ای است که در حالت پیش فرض انگلیسی زبان است. اما متخصصین و کارشناسان گرین لاین آن را به فارسی ترجمه کرده اند و تمام ابزارهای موجود در آن نیز به صورت کامل برگردان شده و قابل استفاده برای کاربران ایرانی و فارسی زبان است.
تقویم فارسی یا شمسی نیز یکی از همین امکانات است که فارسی سازی شده و می توانید به راحتی تاریخ های شمسی را بدون تبدیل کردن به تاریخ میلادی استفاده کنید.
علت استفاده از تقویم کاری در شیرپوینت چیست؟
این سامانه به شما اجازه می دهد تا تمامی کارهای روزانه، هفتگی و ماهیانه خود را منظم و در یک فضا مشاهده کنید. این کار در افزایش تمرکز جهت تسریع کارها و همچنین افزایش بهره وری تاثیر دارد.
تصور کنید که شما می دانید که در طی ده روز آینده یک جلسه درون سازمانی با یکی از همکاران خود دارید. باید برای آن جدولی را طراحی نمایید و از طرفی باید گزارش هفتگی کار خود را نیز در همین روزهای آینده تکمیل کنید. در چنین شرایطی تقویم کاری شمسی شیرپوینت خودنمایی می‌کند زیرا نمایی کامل از روز های هفته و تاریخ ها به شما می دهد. نظم عامل محرکی برای رشد و پیشرفت است و هر چه در این امر ثابت قدم تر باشید قطعاً مراحل کار برای شما آسان تر خواهد بود.
ویژگی های تقویم بر شیرپوینت
شیرپوینت محصول برند مایکروسافت است، به همین دلیل سازگاری کاملی با دیگر ابزارهای این شرکت دارد؛ سازگاری و امکان استفاده از نرم افزارهای آفیس برای وارد کردن و یا خروجی گرفتن از اطلاعات و حتی یک پارچه سازی با نرم افزار OutLook جهت ارسال و دریافت ایمیل های سازمانی.
- مایکروسافت 3 نوع محتوا را برای تقویم در وب سرویس شیرپوینت امکان پذیر کرده است، که هر کدام از آن ها قابلیت سفارشی سازی داشته و همچنین کاربری های متفاوتی دارند. سامانه رویداد، سامانه رزرواسیون و سامانه چک و رزرواسیون.
- امکان به اشتراک گذاشتن تقویم های هر فرد برای چک و بررسی توسط افرادی که دسترسی آنها مشخص شده است. قابلیتی است که موجب بهبود عملکرد کلی در سازمان و یا شرکت خواهد شد.
- امکان استفاده از تقویم در شیرپوینت بدون محدودیت؛ شما می توانید هم به صورت شخصی و هم به صورت تیمی، تقویم را استفاده کنید و در آن متناسب با وظیفه هر فرد تاریخی را جهت تحویل، شروع و یا جلسه مشخص کنید.
- وب سرویس شیرپوینت و نرم افزار OutLook به شما اجازه می دهند تا بتوانید تاریخ جلسات را در تقویم ثبت کنید و یا حتی هشداری را برای یادآوری در روز قبل تنظیم نمایید.
به دلیل همین سازگاری کامل میان ابزارهای گفته شده، می توانید از طریق ایمیل سازمانی از تمامی افراد و یا فقط افراد خاص امکان حضور در جلسه و رویداد را پرس و جو کنید، به این معنا که آیا زمان خالی برای حضور در جلسه در تاریخ، ساعت و مکان مشخص شده دارند یا خیر. با این کار وضعیت حضور افراد در آن رویداد در کمترین زمان ممکن بررسی خواهد شد و بسیاری از مراحل سخت و زمانبر اداری حذف می گردد.
انواع محتوا در تقویم شیرپوینت
همانطور که بیان شد شیرپوینت چه در تقویم شمسی و چه در تقویم میلادی سه نوع محتوا و جدول زمان بندی شده را امکان پذیر کرده است. در حقیقت با همین ابزار می توانید بسیاری از گردهمایی ها را اطلاع رسانی کنید. و یا از همین طریق در تاریخ مقرر مواردی خاص را به افراد مختلف و یا تمامی پرسنل یادآوری نمایید. هر کدام از این قابلیت ها ویژگی خاص خود را دارند که در شرایط متفاوت قابل استفاده هستند.
سامانه رویداد در شیرپوینت
در یک سازمان صرف نظر از کوچکی یا بزرگی آن همواره رویداد ها قابل ردگیری است. به طور مثال تغییر ساعت کاری در ماه مبارک رمضان و یا برگزاری یک بزرگداشت در سالن اجتماعات. این قابلیت بیشتر جهت اطلاع رسانی همگانی است و در این حالت، حضور حتمی افراد چندان اهمیت ندارد.
در حالت اطلاع رسانی رویدادی، موارد مهم در تقویم به صورت کامل ذکر شده است. ساعت، تاریخ و محل جلسه، عنوان و حتی ماهیت آن و ارسال کننده هیچگونه بازخوردی از حضور و عدم حضور مدعو ندارد.
سامانه رزرواسیون در شیرپوینت
این قابلیت به شما اجازه می دهد تا بررسی کنید که چه کسانی می توانند در ساعت، روز و محل جلسه شرکت کنند. یا حتی می توانید از پر و خالی بودن مکان جلسه نیز مطلع شوید. این سامانه بیشتر حالت رزرو و یا نظرسنجی دارد و تنها جهت اطلاع رسانی و هماهنگی است. در این حالت هیچ گونه برنامه قطعی طرح‌ریزی نمی شود. می توان این سامانه را پیش نیاز برای برپاسازی یک جلسه قطعی در نظر گرفت.
سامانه چک و رزرواسیون در شیرپوینت
سامانه چک و رزرواسیون بهترین گزینه برای تنظیم جلساتی است که وضعیت حضور و عدم حضور افراد، مهم و با اهمیت است. در این ابزار افراد به صورت جداگانه مشخص خواهند کرد که در ساعت، تاریخ و محل گفته شده حضور دارند و یا خیر و نتیجه این اطلاع رسانی در پنل و داشبورد فرد درخواست کننده نمایش داده می شود.
جمع بندی تقویم کاری و قابلیت های آن
با مکانیزه کردن کارها، بسیاری از امور به صورت خودکار شکل بهتری به خود گرفته اند. همین موضوع در افزایش سرعت در جهت رسیدن به هدف تاثیر گذار است. زمانبندی، تخصیص وظایف، اطلاع رسانی‌های مهم، مشخص کردن زمان دقیق ارسال گزارشات و ماموریت های سازمانی از جمله نمونه های موفق در این زمینه است.
شیرپوینت ابزاری است که توانسته به خوبی تمامی نیازهای یک سازمان را دریابد و آن را به بهترین شکل پیاده سازی کند.
