Check in/Check out در شیرپوینت

Check in/Check out در شیرپوینت در معنای لغوی به منظور تحویل دادن یا تحویل گرفتن مستندات می باشد. وجود ویراش و یا Editable  بودن مستندات یکی از قابلیت های ضروری و مهم بوده، که معمولا در انجام کارهای تیمی بر روی یک پروژه بسیار پرکاربرد می باشد.

با ما در ادامه برای مشاهده این کاربردها و تنظیمات Check In/Check Out در شیرپوینت همراه باشید.

کاربردهای Check in / Check out در شیرپوینت

تحویل گرفتن یک سند یا همان  Check out کردن به این معناست که تا هنگامی که کاربر  در حال اعمال تغییرات بر روی سند مورد نظر است، قابلیت ویرایش آن برای دیگر کاربران که مجوز اعمال تغییرات بر آن را دارند بسته و غیر قابل تغییر باشد؛ در واقع یکی از راه های کنترل اسناد، برای انجام کار تیمی روی یک سند، اجباری کردن Check-out فایل ها در زمانی است که چند کاربر به صورت تیمی بر روی پروژه در حال فعالیت می‌باشند. اگر قابلیت Check-out کردن اجباری باشد، سایر کاربران دیگر نمی‌توانند به صورت همزمان روی اسناد اعمال تغییرات کنند.

تنظیمات Check In/Check Out

با انتخاب کردن سند مورد نظر و زدن گزینه Check out  در شیرپوینت انگلیسی و گزینه تحویل گرفتن در شیرپوینت فارسی از نوار ابزار می‌توانید این قابلیت را فعال کنید.

می‌توانید از راهنمای تصویری زیر استفاده نمایید :

حال وقت آن رسیده که پس از اعمال تغییرات، سند را به حالت قبل برگردانیم. مجدد با رفتن به ریبون و کلیک بر،  Check in در شیرپوینت انگلیسی و تحویل دادن در شیرپوینت فارسی این فعالیت را تکمیل میکنیم.

در صورت نیاز به لغو تغییرات خود و بازگرداندن نسخه سند به قبل از تحویل گرفتن شما، می توانید از گزینه لغو تحویل گرفتن (discard check out)استفاده نمایید.

الزامی کردن check-out فایل جهت ویرایش در شیرپوینت آنلاین :

1. به لیست اسناد مدنظر بروید.
2. بر روی چرخدنده تنظیمات کلیک کرده و از آنجا بهLibrary Settings بروید.
3. در قسمت General Settings بر روی Versioning settings کلیک کنید.
4. در قسمت Require Check Out مقابل سوال ? Require documents to be checked out before they can be edited بر روی Yes کلیک کنید.
5. بر روی Ok کلیک کنید.

به طور خلاصه، اگر بخواهیم در فایل‌های شیرپوینت ویرایشی انجام دهیم و مطمئن شویم که هیچ کس دیگری نمی‌تواند همزمان آن فایل را ویرایش کند، می‌توانیم یک فایل را check-out کنیم، تغییرات را انجام دهیم و دوباره آن را check-in کنیم.

 هنگامی که سند یا فایل check-out می‌شود، سایر کاربران فقط می‌توانند آخرین نسخه‌ای را که check-in شده است، ببینند. آن‌ها نمی‌توانند تغییراتی را که کاربر فعلی در حین check-out بودن فایل روی آن انجام داده است را ببینند.

این ویژگی برای مشاغل تجاری مرتبط با حسابرسی مانند قراردادها بسیار استفاده می‌شود.