معرفی شیرپوینت به زبان ساده

مایکروسافت شیرپوینت اساساً یک پلتفرم مشارکتی مبتنی بر وب است که زیر چتر غول فناوری مایکروسافت قرار گرفته است. در سال 2001 راه اندازی شد. عمدتاً برای مدیریت برنامه های کاربردی وب و مدیریت محتوا با ارائه ابزارهای قدرتمند مانند سازماندهی محتوا، ارائه همکاری استفاده می شود. مدیریت اطلاعات به روشی بسیار ساختاریافته است. در درجه اول به عنوان ذخیره سازی اسناد و سیستم مدیریت محتوا به فروش می رسد. مایکروسافت شیرپوینت بسیار قابل تنظیم است و کاربرد گسترده ای در بین سازمان ها دارد و در هر نقطه از جهان از طریق مرورگر و اینترنت قابل دسترسی است.
مایکروسافت همچنین بیان می کند که Microsoft SharePoint بیش از 190 میلیون کاربر فعال در یک سازمان عظیم 200000 مشتری دارد.

شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟

در 17 سال گذشته شیرپوینت به عنوان یک بستر اینترنتی باعث افزایش کارایی بیش از 500 شرکت شده است. بسیاری از ویژگی های این پلتفرم باعث می شود تا افراد با یکدیگر در پروژه های موقت کار کنند و فرآیندهای کاری استاندارد برای به اشتراک گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ضبط داده ها ایجاد کنند.

امکاناتی مانند کنترل های امنیتی، هماهنگی، نسخه سازی و ادغام با Exchange (برنامه های کاربردی ایمیل Outlook) به کاربران این امکان را می دهد. که در زمان کمتری کار بیشتری انجام دهند و تمامیت کارهایی را که انجام می دهند حفظ کنند. شیرپوینت شامل توانایی های زیر می باشد:

• مستندات برای قابل رویت بودن نیاز به تائیدیه دارند.

• حفاظت از اسناد برای جلوگیری از باز نویسی و یا ویرایش آنها.

• در صورت آپلود اسناد یا ایجاد تغییرات برروی آنها به شرکا اطلاع رسانی می شود.

• با استفاده از ایجاد فرایند گردش کار می توانیم فعالیت هایی مبتنی بر ارسال ایمیل و انتقال مستندات و هم چنین ضبط اطلاعات را به صورت خودکار انجام دهیم.

در شیرپوینت ایجاد “metadata” یا مشاهده اطلاعات مربوط به داده ها (مانند زمان تغییر یافته، ایجاد شده توسط و غیره) برای آگاهی راحت تر کاربران در ارتباط با اسناد و داده ها بسیار آسان است. شیرپوینت هم چنین به کاربران این امکان را می دهد که پایگاه های داده سفارشی به صورت کاربری آسان ایجاد کنند و هزاران قطعه از اطلاعات را که می توانند در جریان کار قبلی یا سایر فرایندهای تجاری ادغام شوند، ذخیره کنند.

امکانات استفاده از شیرپوینت در سازمان ها:

مدیریت ارتباطات درون سازمان
شیرپوینت Microsoft 365 قابلیت‌های زیادی در اختیار مدیران قرار می‌دهد تا ارتباطات درون سازمانی را در رده‌های مختلف مدیریت کنند. با استفاده از شیرپوینت کارمندان به راحتی به یک شبکه اینترانت متصل می‌شوند. با استفاده از این شبکه، انتقال داده‌ها و ارتباطات افراد درون سازمان انجام می‌شود.
قابلیت جستجو مانند یک موتور جستجو
شیرپوینت یک موتور جست‌و‌جوی بسیار قوی دارد. میزان دسترسی این موتور جست‌و‌جو قابل تنظیم و برنامه‌ریزی است. از سوی دیگر با توجه به میزان دسترسی برای هر فرد موتور جستجو نمایش پیدا می‌شود.
مدیریت محتوای درون سازمانی
سازمان‌ها با توجه به رده شغلی افراد، اجازه دسترسی به اطلاعات در سطوح مختلف را تعریف می‌کنند. افراد می‌توانند به راحتی در کتابخانه، جست‌و‌جو کنند و آخرین تغییرات و گزارش‌ها را ببینند. این سیستم با استفاده از منطق If/then کارهایی مانند ارسال ایمیل، انتقال اسناد، پشتیبان‌گیری و ضبط اطلاعات را به صورت خودکار انجام می‌دهد.

شیرپوینت فارسی
به کمک شیرپوینت فارسی، سازمان‌ها می‌توانند زبان برنامه خود را تغییر دهند و از امکانات آن به راحتی استفاده کنند. استفاده از تقویم شمسی برای برنامه‌ریزی و پشتیبانی از فونت‌های فارسی از مزیت‌های تغییر زبان این برنامه هستند.
مدیریت فرایندهای درون سازمانی
شرکت‌های پیمانکاری و مشاوره که نیاز زیادی به مدیریت و سامان‌دهی فرایندها و اسناد خود دارند، می‌توانند از محیط کاربرپسند و امن Microsoft SharePoint استفاده کنند. این پلتفرم بسیار انعطاف‌پذیر است و به راحتی می‌توان آن را با توجه به نیازهای هر سازمان بازطراحی کرد.
ایجاد پورتال سازمانی
هر سازمان یا شرکتی می‌تواند با توجه به نیازهای خود در محیط این ابزار، پورتال سازمانی مورد نیازش را طراحی کند. این پورتال می‌تواند نیازهایی چون اطلاع‌رسانی، مدیریت اسناد، گزارش تعاملات و تعیین میزان دسترسی به اطلاعات را برطرف کند.

ادغام شیرپوینت با اکسل و اکسس
یکی دیگر از قابلیت‌های مهم و کاربردی شیرپوینت به زبان ساده، انتقال داده‌های شیرپوینت در اکسل است. اگر شرکتی نیاز به انتقال اطلاعات شیرپوینت در اکسس داشته باشد با استفاده یک سری فرایند ساده می‌تواند این کار را انجام دهد. قابلیت ادغام شیرپوینت با اکسل و اکسس باعث ارائه گزارشات دقیق‌تر می‌شود.