مدیریت و نحوه نمایش اطلاعات در سازمان های مختلف متفاوت است و براساس سیاست گذاری ها گوناگون می باشد. برای به نمایش کشیدن اطلاعات در سازمان ها ۲ انتخاب دارید. وب سایت هایی که با زبان برنامه نویسی PHP یا asp.net هستند که نیازمند هاست و سرور بوده و اطلاعات را به صورت عمومی اما طبقه بندی شده نمایش می دهند. این دسته از سایت ها نیازمند صرف هزینه های بسیار زیاد برای نگهداری و توسعه می باشند. سازمان هایی که از این نوع سایت ها استفاده می کنند عموما اطلاعات خصوصی شرکت را در آن بارگذاری نمی کنند زیرا هر لحظه امکان هک و سرقت اطلاعات وجود دارد.
انتخاب دوم استفاده از شیرپوینت است.شیرپوینت ابزاری که امکان نمایش اطلاعات را در قالب های مختلف بر اساس سطح دسترسی ارائه می کند و با استفاده از رابط کاربری جدید و کاملا سفارشی سازی شده، طبقه بندی داده ها را آسان تر کرده است. امنیت بالا برای نگهداری اطلاعات در یک فضا اینترانت از نظر هزینه ای بسیار مقرون به صرفه تر می باشد. هم چنین هر چه وسعت و اندازه اطلاعات بیشتر شود نگهداری از آن سخت تر خواهد شد که شیرپوینت در این زمینه بسیار موفق بوده است.
انواع سایت در شیرپوینت
فایل ها در وب سروی Sharepoint به دو دسته کلی تقسیم می شوند. Site Structure که وب سایتی است که زیر مجموعه ها یا وب پارت های گوناگون دارد. تقویم، لیست کار ها، کتابخانه ها و مواردی از این دست که برای نمایش صفحات مختلف با محتوای گوناگون کاربرد دارد. اما Site Collection ها در واقع مجموعه ای از سایت ها گفته می شود که به صورت زیر مجموعه ای ساخته شده‌اند و تمامی آنها دارای یک سر دسته اصلی هستند که به آن Top Level سایت گفته می‌شود و هر سایت زیر مجموعه، Subsite نامیده می شود. هر سایت و سایت کالکشن بر اساس نیاز و نوع اطلاعات جهت ذخیره و نمایش مورد استفاده قرار می گیرد.
۴ دلیل ساخت سایت در وب سرویس شیرپوینت
- اگر برای مدیریت منابع و یا گزارشگری ها به سایتی نیاز دارید که قالب یکسانی داشته باشد، شما می توانید از سایت استفاده کنید.
- اگر تعداد و حجم داده ها جهت تحلیل کم است یک وبسایت، بهتر می تواند به شما کمک کند.
- اگر می خواهید اطلاعات را بر اساس متادیتا برچسب گذاری کنید وجود وبسایت به صلاح شماست.
- اگر در تمامی صفحات منو و یا زیر منوهای یکسان دارید استفاده از سایت گزینه مناسب خواهد بود.
شش دلیل استفاده از سایت کالکشن ها در شیرپوینت
- اگر حجم اطلاعات و داده ها بالا است حتما باید از زیر سایت ها استفاده شود.
- اگر برای مدیریت و نمایش اطلاعات سطح دسترسی افراد اهمیت دارد از شیرپوینت استفاده کنید.
- اگر ممکن است همکار یا Partner داشته باشید اما نمی خواهید اطلاعات را مشاهده کنند از سایت کالکشن ها استفاده کنید و برای آنها سطح دسترسی مشخص نمایید.
- اگر سازمانی بزرگ با دسته بندی متفاوتی از محصول، خدمات و یا پروژه های مختلف هستید.
- اگر هر سایت مدیر متفاوتی دارد (حتی یک نام کاربری مجزا).
- اگر گردش کار و فرایند کار مختلف برای هر دسته وجود دارد WorkFlow.
هدف از ساخت سایت ها چیست؟
هدف از ایجاد سایت در شیرپوینت متفاوت است اما آنچه که به طور کلی وجود دارد می تواند ۹ علت باشد، مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع و اطلاعات، ذخیره سازی آنها در فضای امن (دیتابیس)، مدیریت کاربران، مدیریت گروه ها، صدور مجوز های دسترسی متفاوت، تفکیک واحد های مختلف سازمانی پروژه ها، تیم کاری و در نهایت حفظ امنیت.
انواع سایت کالکشن
در شیرپوینت امکان استفاده از سایت کالکشن به دو شکل وجود دارد. سایت هایی بر پایه Path یا مسیر و سایت هایی بر پایه Host همانطور که از نام Path مشخص است در مورد مسیر هر سایت و زیر سایت صحبت می‌کند، اما ساعت هایی که بر اساس هاست هستند به شما اجازه می دهند تا چندین سایت را با یک DNS منحصر به فرد در وب اپلیکیشن ایجاد کنید. در حقیقت شما به هر سایت یک DNS Name مجزا اختصاص داده اید.
مراحل ساخت سایت کالکشن در شیرپوینت
وارد صفحه اصلی شیرپوینت شوید و بر روی عنوان Create a Site Collection کلیک کنید. این بخش در زیر مجموعه Application Managment وجود دارد.
صفحه ای جدید باز می شود که چندین کادر و توضیحات در آن وجود دارد. به طور مثال شما قادر به انتخاب قالب سایت هستید، اما در ابتدا باید عنوان سایت و توضیحاتی در مورد آن را وارد نمایید. در این دو کادر می توانید از عبارات فارسی برای توضیح بهتر استفاده نمایید.
سپس در بخش URL می توانید لینک و آدرس صفحه را مشخص کنید. در این شرایط شما در حال ساخت سایت یا دپارتمان جدید هستید و در آخر در همان کادر نام مورد نظر خود را به انگلیسی وارد نمایید.
پس از انجام موارد گفته شده، کار تمام است. سایت شما ساخته شده و می توانید براساس کلمه و دامنه مورد نظر از آن استفاده کنید و لیست خود را ایجاد نمایید.
ایجاد محدودیت در سایت کالکشن ها
پس از ساخت و ایجاد سایت کالکشن Quota نمایان می شود. قالب یا Template است که شما می توانید ظاهر اولیه آن را انتخاب کنید و یا متناسب با نیاز خود یک الگوی جدید طراحی نمایید این الگوها در بخش Application Managment بر روی گزینه Specify quota templates کلیک کنید. الگوهای مختلفی در این بخش وجود دارد اما اگر نیاز به طراحی جدید است در بخش Template to Start from یک ظاهر و قالب جدید ایجاد کنید. تمامی محدودیت هایی که مد نظر داریم پس از ساخت این ساختار جدید در بخش Quota قابل تنظیم است.
ذخیره قالب سایت به عنوان الگو در شیرپوینت
برای اینکه بتوانید از قالب یک سایت به عنوان مرجع استفاده کنید و از آن در دیگر سایت ها یا وب سایت ها استفاده نمایید باید مراحل زیر را اجرایی کنید.
ابتدا وارد سایت شوید.
در بخش Site Actions بر روی گزینه Save Site as Template انتخاب کنیم.
صفحه جدید باز می شود که در آن باید نام الگو را مشخص کنید. این عمل برای پیدا کردن قالب از میان موارد مختلف کار را آسان تر می کند و سریع تر خواهید توانست قالب را انتخاب کنید. پس از تکمیل موارد بر روی گزینه ok کلیک نمایید. طی مراحل فوق به شما اعلام می‌کند که قالب با موفقیت ساخته شده است و شما می توانید از بخش solutions gallery آن را مشاهده کنید و با مراجعه به صفحه قالب ها شما می توانید تمامی الگوهایی که ایجاد کرده اید را مشاهده کنید.
ایجاد سایت با قالب موجود در SharePoint
برای ایجاد سایت با قالب و ظاهر مشابه شما تنها دو گام ساده را باید اجرایی کنید. در گام اول گزینه new subsite را انتخاب کنید و در گام دوم در قسمت قالب کافیست تا نام قالب را وارد کنید و یا از همان کتابخانه گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
ایجاد ساب سایت در وب سرویس شیرپوینت
برای ایجاد Sub Site دو روش وجود دارد که در این مقاله هر دو روش را آموزش خواهیم داد، اما این نکته اهمیت دارد که هر سایت حداقل یک صفحه دارد که صفحات دیگر و زیر مجموعه آن می‌تواند توسط افرادی که مجوز این کار را دارند، ایجاد شود. روش اول از طریق محتوای سایت یا Site Content بوده و روش دوم از طریق تنظیمات سایت می باشد.
ایجاد Sub Site با روش محتوای سایت
وارد سایت شوید.
بر روی تنظیمات گزینه Site Content را انتخاب کنید.
در صفحه تنظیمات لیستی از کتابخانه ها را مشاهده می کنید. و در انتهایی ترین بخش امکان ایجاد New Subsite وجود دارد.
در این بخش کادری جدید باز می‌شود که شما باید نام عنوان، توضیحات و حتی صفحه را مشخص نمایید. شما می توانید در بخش Collaboration گزینه Team Site را انتخاب کنید.
در بخش دسترسی ها و مجوز ها تنظیمات را متناسب با نیاز خود مشخص کنید و در انتها تنظیم نمایید که لینک ایجاد شده در منوی بالا نمایش داده شود یا خیر! در میان دو گزینه ای Create و Cancel باید عبارت اول را کلیک کنید. سایت و لینک گفته شده پس از کلیک بر روی عبارت Create با موفقیت ایجاد می شود.
ایجاد حساب سایت با روش تنظیمات سایت:
- وارد تنظیمات سایت شوید
- محتوای سایت را انتخاب کنید
- در بخش Site Administration بر روی site and workspaces کلیک کنید تا صفحه ای جدید ایجاد شود.
- در نهایت بر روی عبارت Create کلیک کنید به راحتی سایت ایجاد شده است.
